Epost Etikette for Outlook Møter
Planlegge et møte i Microsoft Outlook gir deg nær øyeblikkelig tilfredsstillelse - en enkelt e-post kan automatisk legge til at møtet på kalenderne til alle mottakerne, samt tilby popup påminnelser og fortelle deg hvem som er tilgjengelig. Bare fordi prosessen med å sende e-post i Outlook er så mye raskere enn vanlig post, ikke la standarder for etikette dråpe. E-posten vil fortsatt bli lest - og dømt - ved mottakerne, og du vil ikke ha et møte nektet på grunn av en etikette brudd.
Funksjon
Fra selvhjelpsbøker til avisen råd kolonner, har spørsmål om etikette blitt bedt om i flere tiår, ofte med motstridende svar. Selv om det kan være hele guidebøker om riktig etikette når du forbereder trykte invitasjoner til møter, synes all fornuft å fly ut av vinduet når det viser til online møteinnkallinger. Selv om Microsoft Outlook programvare har effektivisert møteinnkallelser ved at masse e-poster og tidsplan kontroll, er det fortsatt viktig og nyttig å møte requestors 'formål å opprettholde et høyt nivå av etikette i e-postmeldingen selv.
Message Etikette
En Outlook e-post er lett å lage. Du åpner meldingen, skriver noen ord, klikk gjennom møtet planlegger, velger du en dato og klikk på "Send" -knappen. Hvis du gir noen tanker, men å etikette av at e-post, kan det samle en høyere svarprosent. Adresse møtet inviterte innenfor e-post - selv om e kommer til flere personer samtidig. En enkel "Til Quality Assurance ansatte" eller "Til mine teammedlemmer" gjør budskapet synes langt mer personlig. En unnskyldning av "det er bare e" vil ikke holde vann hvis meldingen er også full av skrivefeil, stavefeil og grammatiske problemer. Når du tar en liten stund å lese gjennom meldingen, viser det din respekt for i meldingen mottakerne.
offline Etikette
En annen kategori av etikette relatert til Outlook møter bekymringer møte mottakere når de ikke er foran sin Outlook programvare. Outlook invitasjon sendere være lurt å vurdere etikette som ikke planlegger et omfattende møte på 17:00 på en fredag eller for 8 am på den første morgenen tilbake etter en tre-dagers helg. Møte planleggere kan også være lurt å vurdere inviterte når du planlegger møtene, for eksempel vite hvem som planlegger å ta det fridag eller om ansatte som allerede har flere møter denne dagen. En måte å redusere sjansene for etikette fallgruvene er å bruke Outlook møte planleggeren. Outlook lar deg se dine inviterte kalendere slik at du alltid vet hvem som er gratis og når.
fordeler
Den største fordelen med å bruke riktig etikette ved planlegging av Outlook møtene er å få et svar på møteinvitasjoner. Dårlig etikette kan resultere i e-postinvitasjoner blir slettet eller, i noen tilfeller avvist. God etikette setter møtet - og invitasjonen avsender, sammen med verts hvis de er to forskjellige personer - i et gunstig lys.