Hvordan lage Training Records i tilgang

Microsoft Access er databasen programvare leveres med Microsoft Office Suite. Arbeidsgivere vanligvis bruker Access for å holde sysselsetting poster fordi det gir et pek-og-klikk-grensesnitt for database management. For å holde styr på treningsjournaler med Access, opprette en tabell for den ansattes posten og en egen tabell for opplæring koder. Koble til databasen og oppdatere treningsjournaler med Access-skjemaer når en ansatt fullfører en ny opplæringsmodul. Sikkerhetskopier ansatte poster jevnlig for å sikre at informasjon ikke går tapt.

Bruksanvisning

1 Start Microsoft Access. Klikk "Start", "Alle programmer," "Microsoft Office Suite", "Access."

2 Lag en treningsjournaler database. Klikk på "Ny" ikonet fra verktøylinjen. Klikk "Blank Database." Bla til en posisjon og gi databasen et navn, og klikk deretter på "Create".

3 Lag tabellen employee. Klikk på "Object", "Table", "New". Dobbeltklikk på "Table veiviseren." Følg instruksjonene i tabellen veiviseren for å opprette en tabell med navnet "ansatt". Gi bordet følgende felt:

"Employee_key, ansattes_navn, training_keys" der employee_key er et heltall, er ansattes_navn 40 tegn og training_keys er tekst.

Opplæringen nøkler vil bli en serie med heltall, men merking det tekst vil gi nesten ubegrenset plass til flere trenings nøkler. Hvis treningsjournaler er bare nivåer, f.eks ansatte har opplæring nivåer 1 til 5, kan treningen nøkkelen være et heltall.

4 Lag treningen tabellen. Klikk på "Object", "Table", "New". Dobbeltklikk på "Table veiviseren." Følg instruksjonene i tabellen veiviseren for å opprette en tabell med navnet "trening".

Gi bordet følgende felt:

"Training_key", "training_name", "training_summary" hvor training_key er et heltall, er training_name 40 tegn og training_summary er tekst.

5 Lag et skjema for å legge ansatte til den ansatte bordet. Klikk på "Objekter", "Skjema", "New". Skjemaet Veiviseren vil lansere. Gi skjemaet et navn, for eksempel "legg ansatte." Følg instruksjonene i veiviseren. Når veiviseren ber for en tabell, velger du "ansatt" tabellen. La skjemaet automatisk velge «employee_key." Bruk veiviseren for å opprette skjemafelt for navn og opplæring ansatt. Denne metoden gjør det mulig å angi ansattes treningsjournaler når du først legge den ansatte til databasen.

6 Lag et skjema for å legge treninger til trening tabellen. Klikk på "Objekter", "Skjema", "New". Skjemaet Veiviseren vil lansere. Gi skjemaet et navn, for eksempel "legge trening." Følg instruksjonene gitt av veiviseren. Når veiviseren ber for en tabell, velger du "trening" tabellen. La skjemaet automatisk velge «training_key." Bruk veiviseren for å opprette skjemafelt for training_name og training_summary.

7 Lag et skjema for å legge treninger til den ansatte posten. Klikk på "Objekter", "Skjema", "New". Skjemaet Veiviseren vil lansere. Gi skjemaet et navn, for eksempel "legge trening." Følg instruksjonene i veiviseren. Når veiviseren ber for en tabell, velger du "trening" table og "sysselsetting" tabellen. Bruk veiviseren for å opprette et skjemafelt for å redigere training_keys i sysselsettingen tabellen, men bare la nøklene som er representert i opplæringen tabellen.

8 Lagre alle databaseinnstillinger. Klikk på "File", "Lagre".