Best Practices for e-posthåndtering

E-post er en vanlig form for kommunikasjon, og riktig postkasse styring er nødvendig for å beskytte dataene mottatt. Brukes til både forretnings- og personlig korrespondanse, e-post gjør det mulig for rask utveksling av informasjon. Hold denne informasjonen trygt og forenkle e-opplevelse ved å gjøre tid for grunnleggende postkasse ledelse.

Stopp virus

Hold antivirus og sikkerhetsprogramvare oppdatert. Mange virus er mottatt via e-post, og nye virus trusler er utgitt regelmessig. Out-of-date programvare forlater datamaskinen og data i fare.

kontroll Spam

Stoppe spam før den når innboksen din. De fleste e-postleverandører tilby noen form for spam filtrering som automatisk flytter suspekte meldinger til en egen spam eller karantenemappen. Undersøke innholdet spam-mappen jevnlig for å sikre at ingen meldinger har blitt kategorisert feil. Gjennomgå spam filterinnstillingene ofte som de kan endres uten varsel. Husk ingen filter er perfekt, og noen spam vil finne sin vei inn i innboksen din.

Organisere

Les hver melding og avgjøre om det kan slettes med en gang. Svare umiddelbart på lett-å-svar-meldinger. Flag de som krever svar som ikke kan håndteres på den tiden, og plassere disse meldingene i merkede mapper i postboksen for å hindre dem fra å bli tapt. Også sende meldinger som krever ingen svar, men inneholder nyttig eller ønsket informasjon. Et eksempel på denne e-forvaltning beste praksis er å sende inn all betaling mottatt melding meldinger i en mappe merket Betalings bekreftelser.

Browse

Lagre alle nødvendige vedlegg til et bestemt sted på harddisken på datamaskinen. Denne e-forvaltning beste praksis vil sikre at du vet hvor filen er plassert, og redusere størrelsen på postboksen. Lagre vedlegg utenfor postkassen gir også beskyttelse mot tap av data som følge av utilsiktet sletting av meldinger.

permanent Slett

På slettetasten er en avgjørende e styringsverktøy. En beste praksis er å slette alle meldinger som ikke lenger er nødvendig. Slette like meldinger også anbefales. Ikke glem å slette meldinger fra mappen Sendte elementer. Vær oppmerksom på at sendinger til Slettede elementer eller papirkurven ikke blir slettet umiddelbart. Ofte disse meldingene forblir for en måned eller lenger. Manuelt slette innholdet i disse mappene sikrer meldinger slettes permanent. En annen metode er å sette mappen automatisk slette innholdet når e-postprogrammet lukkes, men dette avhenger av programmet som brukes, og kan ikke være et alternativ for alle.