Bruk av MS Groove Office Communicator OneNote

Microsofts Groove programvare for Microsoft Office lar flere personer arbeide på et prosjekt sammen samtidig, uansett den fysiske plasseringen av de som arbeider på prosjektet. OneNote, en annen Microsoft-program som fungerer som en virtuell notisbok å kompilere notater og informasjon, kan deles via Groove. Groove lar også brukere til å starte direktemeldingstypen samtaler via kommunikator eller selv foreta telefonsamtaler. MS Groove har mange forskjellige bruksområder for å øke samarbeid og produktivitet.

Del filer

Den primære bruken av Groove er å dele filer. Hver bruker har en egen desktop som han kan opprette, lagre og endre filer. Brukeren kan deretter bestemme hvilke filer som kan deles med andre brukere. En administrator er tildelt et prosjekt som bestemmer hvilke folk er gitt tillatelse til å se prosjektet. Filer som Word-dokumenter, Excel-filer og OneNote notatbøker kan deles.

Kommunisere

Innenfor Groove, er det to hovedtyper av kommunikasjon som avviker fra normal inter-kontoret kommunikasjon, noe som skjer primært via e-post. Groove tillater brukere å starte en real-time chat chat eller en telefonsamtale gjøres via Internett. Dette er nyttig fordi brukerne kan diskutere prosjektet mens du ser på den. Mens i chattefunksjonen, kan hver bruker sette stykket av prosjektet som hun sikter til.

møter

Møter kan holdes nesten gjennom Groove. Deltakerne kan lage og legge til elementer i en agenda for møtet. Møtet funksjonalitet organiserer dagsorden informasjon, inviterer de utpekte deltakere, plater og aksjer protokollen, og registrerer statusen for gjøremål satt under hele møtet. Møtene ledes via kommunikasjonsverktøy som er tilgjengelige i Groove: sanntid chat eller telefon.

Dokumentgjennomgang

Hvis flere brukere arbeide på et enkelt prosjekt, vil hver ha forskjellige endringer som han gjør til filen. Ved å la hver bruker å ha sin egen desktop, blir de forskjellige varianter av filen er lagret og deretter delt for dokumentgjennomgang. Administratoren kan deretter syntetisere bitene av hver brukers fil som er avtalt for å produsere en eneste avsluttende prosjekt.