Definisjon av Document Imaging

Document Imaging er en prosess for å konvertere papirdokumenter til digitale filer for arkivering, overføring og utskrift av dokumenter og produksjon. Document Imaging begynner med å skanne originalen papirdokument, slik at dokumentet som skal brukes med digitale programmer. Et eksempel på dette er å skanne et fotografi, lagre bildefilen på datamaskinen og deretter redigere bildefilen med programmer.

skanning

The Document Imaging Prosessen begynner med skanning. I et hjem system kan dette innebære å skanne en kopi av skatteopplysninger for digital backup. I kommersielle selskaper høyhastighets dokumentskannere med automatisk dokumentfôringssystemer brukes. Skanning av bilder, tekst og vektor (linje) art krever forskjellige innstillinger på skanneren. Under skanning, kan du også bruke OCR (Ocular Character Recognition) programvare, som leser teksten på et dokument og konverterer den til redigerbar datamaskin tekst.

.

filformater

Skannede dokumenter lagres på datamaskinen i en rekke formater. TIFF er et ukomprimert dokumentformat som lagrer bilder uten tap og er kalt "lossless". Komprimert formater som JPEG løse piksler når de er lukket eller re-komprimert og kalles "lossy". TIFF kan dermed filene som skal åpnes, og gjenåpnet uten bilde tap. Dokumenter som er lagret i JPG eller PNG-format vil miste kvalitet hver gang de er åpnet. OCR-formater kan lagres som tekst eller Microsoft Word-filer.

regler

Skanner programvaren tillater vanligvis for bruk av regler. Dette gjør det mulig å spesifisere hvordan en bildefil håndteres under og etter skanning. En regel kan spesifisere bruken av en fargeprofil hvis det skannede dokumentet er et fargebilde. En annen regel kan angi hvor bildene skal lagres på datamaskinen eller hvor filene skal sendes etter skanning.

Lagring og deling

Under oppsett av skanneren, må brukeren å angi en plassering for fillagring. Dette kan være på vertsmaskinen eller på en annen nettverksenhet. Delingstillatelser også må settes opp. Filene kan låses og beskyttet med et passord eller delt med en nettside uten noen restriksjoner. Dette er avhengig av innholdet i dokumentet. For eksempel kan medisinske filer krever et passord for å begrense visning til bare autoriserte personer.

Retrieval

Dokumentet avbildingsprosessen må være satt opp for enkel gjenfinning av filer. Hvis filene lagres i TIFF-format så er det viktig at du har programvare som kan lese dette formatet og konvertere filene til andre formater hvis nødvendig. Mange brukere lagre filen i et ukomprimert format og deretter konvertere filen til lettere å lese formater etter behov, holde ukomprimert dokumentet som arkivet. Dette er en god metode, som sikrer integriteten til dokumentarkiv.