Den Memo Format for e-post

Notatet format for e-post består av en overskrift, åpningen ledd, kroppen av meldingen, den avsluttende ledd og signatur blokk. To linjer av plass er plassert mellom hver seksjon for å gi meldings et ensartet utseende. Det er en god praksis å bruke dette formatet når du sender e-post på jobben eller andre profesjonelle formål. Denne disposisjonen klart og raskt presenterer hva meldingen handler om og hvilke tiltak som eventuelt vil du at mottakeren skal ta. Selv om memo er kort, bør riktig staving, tegnsetting og grammatikk brukes til enhver tid.

header

Overskriften består av feltene du fyller ut når du sender en e-post. "Til" feltet er for mottakerens navn og e-postadresse. Datamaskinen automatisk fyller ut "Fra" -feltet med din kontaktinformasjon, så vel som "Date" -feltet. "Emne" linje er en setning som viser hva e-posten handler om. Skriv en klar beskrivelse av hva motivet er. Ikke la "Emne" feltet stå tomt: Dette varsler enkelte datanettverk til potensiell spam og de kan rute e-post til mottakerens søppelpost mappen.

Åpning

Åpningen ledd brukes for hilsen til mottakeren, introdusere deg selv (om nødvendig) og forklare hvorfor du har sendt e-posten. Hvor godt kjenner du noen viser hvordan formelle din hilsen skal være. Alle som du aldri har møtt før bør tas opp med en hilsen som "Hei" eller "Greetings", etterfulgt av sin tittel og sitt fulle navn og deretter en introduksjon fra deg. Deretter oppsummerer grunnen til hvorfor du skriver.

Kropp

Notatet kropp inneholder tilleggsinformasjon som enten er nødvendig for at mottakeren skal vite, ber om en bestemt handling (eller handlinger) fra mottakeren, eller begge deler; samt de relevante fakta som hvorfor du gjør denne forespørselen. Alltid holde tonen av kroppen, og resten av e-post, høflig og profesjonelt, selv om du sender korrespondanse etter anstrengt forhold. Bruk korte setninger og avsnitt og presentere informasjon i logisk rekkefølge. Vanligvis notater bør ikke kjøre lenger enn én side hvis du skulle skrive ut e-post.

Lukking

For avsluttende avsnitt, viser til mottakeren når du ønsker for dem å svare, for å oppfylle din forespørsel eller enhver handling du vil de skal ta. Du vil også si hva det planlagte handlinger er i fremtidige saker om problemet. Takke dem for deres vurdering i saken. Gi beskjed om eventuelle vedlegg har blitt lagt til i e-posten og hva de er om. Du kan også spørre om du kan videresende vedlegg til dem i en egen e-post. Deretter skrive en avsluttende hilsen som "hilsen" eller "forhold".

signatur Block

Signaturen blokken er der du "sign" e-post med ditt navn og gi din kontaktinformasjon. Vanligvis du allerede gitt denne informasjonen når din bedrift e-postadresse ble etablert og blokken blir automatisk generert hver gang du svare på en e-post. Din signatur blokk inneholder, i følgende rekkefølge, med hvert element som vises på en egen linje: en linje av tastaturtegn (som streker eller stjerner); ditt fulle navn; virksomhet tittel; navnet på selskapet; by, stat og Postnummer hvor selskapet er lokalisert; din bedrift nummer, faksnummeret ditt (hvis aktuelt); din bedrift e-post; og bedriftens hjemmeside (hvis aktuelt).