E-postvedlegg Etikette

Med så mye virksomhet gjennomført via e-post i disse dager, er det viktigere enn noen gang å stille riktig e-etikette. Selv din familie og venner, som kan meget vel komme flere meldinger fra deg enn dine forretningsforbindelser, vil sette pris på en velskrevet, hensynsfullt pakket e-post. For å være sikker, holde tradisjonell virksomhet e etikette når du legger ved filer til hvilken som helst e-post.

Størrelse

Reduser filstørrelsen på dine vedlegg før du sender dem. Unødvendig store filer kan tette opp mottakerens innboks eller din egen utboks. Du kjører også risikoen for å fylle opp mottakerens postkasse kvote, og hindre dem fra noen gang å motta andre e-poster som kan være viktigere enn din.

etiketter

Merk vedleggene. Ingenting er mer irriterende enn ved filtrering gjennom et dusin bilder merket "IMG_209238", så nevne alle dine bilder, dokumenter eller PDF er helt klart. Også huske hva etiketten ville mest nytte for din mottaker. Hvis du sender e-post en CV, for eksempel, sørg for å inkludere ditt navn. En CV med tittelen "My Resume" blir borte i bunken.

Format

Send filer i standardformater. Vanligvis snakker, Microsoft Word-dokumenter, PDF-er, mp3-filer og JPG-er kan åpnes av de fleste brukere, uavhengig av om de eier en Mac eller en PC, men når du er i tvil, spør du mottakeren hvilken fil formater de foretrekker.

E-post Body

Skriv en komplett e-post for å følge dine vedlegg. Du trenger ikke å - og bør ikke - gjenta informasjonen i vedlegget, men sørg for å hilse på mottakeren, skriver en rask kommentar, og inkluderer e-signatur. Tomme e-poster sendt med uidentifiserte vedlegg er uprofesjonelt og vil trolig ende opp i mottakerens spam-mappen.

Be om tillatelse

Be om tillatelse til å sende vedlegg. Som en tommelfingerregel, send en innledende epost som ber kontaktens tillatelse til å sende en oppfølging e-post med vedlagt materialer, spesielt hvis du aldri har kontaktet dem før. Dette gir mottakeren mulighet til å varsle deg om eventuelle fil format eller størrelse begrensninger, og har den ekstra fordelen av å la dem vite for å forvente noe.

Anti-Virus programvare

Invester i en anti-virus program som skanner innkommende og utgående e-postmeldinger. Du kan ikke stole på alle i adresseboken for å installere antivirusprogramvare av sine egne, men du kan være sikker på at hvis du noen gang infisere en av dem med et virus, vil de ikke være imøtekommende noen flere vedlegg fra deg fremtiden.