Excel Faktura Hjelp

Microsoft Excel er et praktisk og lett-å-bruke program som er en del av Microsoft Office-pakken. Du kan bruke den til å lage ulike virksomhetsformer, inkludert fakturaer å presentere for kundene dine hvis du er en leverandør eller produsent. Det er en veldig enkel måte å lage en faktura system for din bedrift ved hjelp av Excel og Microsoft mal nettside.

Samle kundedata

Det første skrittet for å skape din faktura i Excel er å samle og vise informasjon om dine kunder. Dette inkluderer firmanavn, kontaktnavn, adresse av selskapets leverandørgjeld avdeling og telefonnummer. Du trenger også å tildele kunden et identifikasjonsnummer serie som du kan bruke for alle fakturaer. For eksempel kan den første fakturanummer i serien for en kunde være 32800001 --- de tre første tallene (328) er din "kunde code" for selskapet, og "1" representerer den aller første faktura. Fortsett serien med 2, 3, og i det uendelige for hver faktura du mottar. Du kan lagre denne informasjonen for hver kunde i en database eller en enkel Microsoft Word-dokument.

Last ned Faktura Mal

Det neste trinnet er å laste ned en faktura mal fra Microsofts mal nettsted (se "Ressurser" for en direkte link). Dette er mye mer praktisk enn å prøve å lage et profesjonelt utseende faktura på egen hånd. Bla gjennom faktura stiler og velge en som fungerer med Microsoft Excel. Kontroller at fakturaen inneholder en formel for å beregne ordretotal automatisk slik at du slipper å gjøre dette selv. Velg malen, laste den ned til din datamaskin og pakke ut filene. Fakturaen åpnes i Excel.

Skriv inn informasjon

Etter at du har din faktura mal åpen, umiddelbart skrive inn ditt eget selskap informasjon, inkludert din adresse, telefonnummer, faksnummer og logo. Deretter lagre den på datamaskinen i en mappe som heter "fakturaer." Nå kan du begynne å legge inn informasjon om din første kunde i fakturaen fra den informasjonen du har samlet tidligere. Skriv inn kundens navn og adresse informasjon i "Bill til" eller "kunden" -delen. Angi datoen hvis den ikke oppdateres automatisk. Så se etter "Faktura" -delen og skriv i den første fakturanummer for denne kunden. Skriv inn i produktbeskrivelsen, mengde, utvidet pris og frakt kostnader. Sjekk at fakturaen legger opp det totale riktig. Inkluder kundens kjøpsordre (PO) på fakturaen også, slik at han kan referere bestillingen. Gi navn til filen med fakturanummer (for eksempel 32800001.xls) slik at du kan referere til det raskt.

Hver gang du har en ny faktura for å sende til kunden, endre fakturanummer, bestillingsnummer, dato og produktinformasjon; name it med det nye fakturanummer; og deretter lagre den på "Faktura" -mappen.