Fletting Outlook e Tutorial

En utskriftsfletting kan du lage et enkelt skjema brev, e-post, eller et annet dokument, og raskt ta det opp til flere mottakere. I Microsoft Office begynner utskriftsfletting i Microsoft Word. For å lage en form e-post, men dette Microsoft Word funksjonen fungerer sammen med Microsoft Outlook. Du oppretter skjemaet e-post i Microsoft Word, men i det siste trinnet av utskriftsflettingsprosessen, Outlook faktisk sender e-post.

2003 Versus 2007 Utskriftsfletting

I 2003-utgaven av Microsoft Word utskriftsfletting funksjonen er oppført i "Verktøy" -menyen, under "Brev og e-post." Når du setter i gang utskriftsfletting i Word 2003, tar programmet deg gjennom en serie på seks trinn. 2007-utgaven av Word gir deg større fleksibilitet. Du trenger ikke nødvendigvis å følge Word 2003 faste rekkefølgen av trinnene. Men hvis du er ukjent med utskriftsflettingsprosessen følge trinnene vil trolig gjøre prosessen mye enklere for deg. Gå til "masseutsendelser" -kategorien, velg "Start utskriftsfletting," klikk "Step by Step Utskriftsfletting."

Dokument

Før du begynner å utskriftsfletting, må du først velge hvilken type dokument du ønsker å slå seg sammen. Velg "E-post Melding". Du vil ha muligheten til å bruke din nåværende åpne dokumentet som utgangspunkt for skjemaet e-brev, eller åpne et annet dokument. Hvis du allerede har kroppen til skjemaet e skrevet og lagret under et annet navn ved å velge "Start fra en eksisterende dokument."

mottaker Database

Trinn tre av utskriftsflettingsprosessen er trolig det viktigste steget. Du må sette opp mottakeren database. Du kan velge å importere navn og e-postadressene du har lagret i kontaktmappen Microsoft Outlook, eller du kan velge å "Skriv inn en ny liste" over mottakere fra bunnen av. Uansett hvilket alternativ du velger, kan du først ønsker å endre informasjon inntastingsfelt ved å tilpasse kolonnene. Oppføringsfeltene betegne den informasjonen du har tenkt å liste i databasen. Standard feltene er: tittel, fornavn, etternavn, firmanavn, adresse, by, stat, postnummer, land, hjemmetelefon, arbeidstelefon og e-post. Du kan legge til, slette eller endre navn på disse feltene for å passe dine behov. Det er en god ide å la "fornavn", "Etternavn" og "E" informasjonsfelt som de er.

E-post Melding

Etter mottakeren databasen er satt opp, kan du begynne å lage skjemaet e-brev. I å skrive inn e-post eller modifisere eksisterende dokument, la ut noen individspesifikk informasjon (for eksempel en adressatens navn) at skjemaet kan trekke fra mottakeren databasen. I stedet for spesifikke mottakerinformasjon, bruker du riktig "flettefelt" i stedet. For eksempel, i stedet for å skrive "Hei Ted," skrive "Hei" og deretter sette inn et mellomrom og "fornavn" flettefelt før komma. For å sette inn en "flettefelt", klikk på "flere alternativer" hyperlink oppført i trinn fire av prosessen. I neste trinn av utskriftsflettingsprosessen, "Forhåndsvis e-postmeldingen," programmet skaper flere kopier av e-postbrev, automatisk setter inn spesifikk informasjon knyttet til dine innsatte flettefelt for hver mottaker i databasen.

Sende

Når du kommer til sjette og siste trinnet i prosessen, "Fullfør flettingen", klikk på "Elektronisk post ..." linken. Microsoft Outlook vil da sende de ulike kopier av e-post ut til hver enkelt mottaker. Microsoft melder at noen brukere har opplevd problemer med å sende sammenslåtte e-post i rik tekst eller HTML-format. Hvis de flettede e-postene ikke når mottakerne, prøv å sende i vanlig tekstformat i stedet.