Fordelene av Arkivet metoder i e-post

E-post arkivering programvare og servere arkivere og komprimere eldre e-post til lagringsformål. Det er fire hoved fordeler ved å bruke en av disse programmene. E-post arkivering fasiliteter tilbyr ekstra lagringsplass, har organisatoriske funksjoner, er sikre og beskytte mot teknologisk skade. Tap av data som finnes i arkiverte e-postmeldinger kan forebygges ved å velge å implementere en e-post arkivering metode.

Lagringskapasitet

E-post arkivering servere og programmer har en langt større lagringsplass kvantitet enn mange gratis e-postprogrammer. Trenger mer e-post lagring er trolig den primære årsaken til å kreve en arkiv program eller separat server. Arbeidsmengden kapasitet og plass til omfattende gamle e-poster kan negativt påvirke hvor raskt nettlesere og datamaskiner opererer. Det er også mer kostnadseffektivt å fjerne eldre e-post til en annen server eller komprimere dem i en e-post arkivering program. Mindre plass kreves for dagens e-post krever mindre penger til å vedlikeholde.

Organisasjon

E-post arkivering programmer har ofte omfattende innebygde organisatoriske funksjoner og søk funksjon evner. Disse funksjonene inkluderer mapper, nøkkelordsøk, trestruktur, hierarkisk organisasjon og muligheten til å sende e-post med en rekke måter. Flere avanserte arkivprogrammer kan automatisk sortere e-post så snart de er lagt til, eller e-post kan sorteres manuelt av arkivar. Et organisert arkiv reduserer tid og frustrasjon brukt på å lete gjennom tusenvis av gamle e-poster.

Sikkerhet

Eldre e-post kan inneholde relevant og viktig informasjon som må lagres på en sikker måte. E-postarkiveringsprogrammer og servere kan ha innebygd beskyttelse mot spammere og hackere. E-post er standard kommunikasjon for bedrifter og krever beskyttelse, så i samsvar med bedriftens e-oppbevaring program er gjort lettere ved bruk av sikre arkiveringsprogram.

Damage Protection

Teknologisk skade kan være ødeleggende for enkeltpersoner og bedrifter. Mens sikkerhet er standard i mange e-postarkiveringsprogrammer og servere, er ytterligere beskyttelse trengs mot andre former for skade. PC-krasj, vann, ild og andre katastrofer kan utslette års lagrede e-poster. Send e-post arkivering servere lagre e-postmeldinger utenfor de regelmessig brukt servere. De arkiverte e-postmeldinger kan holdes i en off-site sted, atskilt fra dagens e-poster. Så hvis et brudd på beskyttelse forekommer, de arkiverte e-post vil ikke bli berørt.