Fordelene av Electronic Document Management

Elektronisk dokumentbehandling (EDM) systemer erstatter de gammeldagse arkivskap som er fylt med Manila mapper og papirer. I dag er arbeidere i juridisk, medisinsk, regjeringen og bedriftens kontorer lagring og gjenfinning av poster gjennom datastyrte systemer. Denne konverteringen er noe som resulterer i miljøvennlige lagringsmetoder, lavere kostnader og enklere og raskere tilgang for flere brukere av samme dokument.

Gå grønn

Elektroniske dokumenter er redde trær over hele verden. The Association of Records ledere og administratorer melder at hver amerikanske arbeideren forbruker årlig 10.000 ark med kopipapir, noe som tilsvarer 1,25 trær per person. Kasserte papir dekomponerer inn skadelig metangass, mens papirindustrien høster 42 prosent av industritre hvert år, sier ARMA. Papirkopier av forretningsdokumenter også øke drivstofforbruket fordi selskapene har til å sende sine dokumenter til ekstern lagringsanlegg og senere hente dem. Ved å konvertere til en EDM prosessen, kan bedrifter beskytte Earth & # 039; s skoger og redusere bensin bruk. Flere ansatte kan jobbe fra sine hjem når de kan få tilgang til datastyrte poster fra sikret nettsteder eller servere. Denne høyere rate av telependlere betyr mindre trafikk og utslipp fra kjøretøy.

Savings

Datastyrt poster sette til kostnadsbesparelser for en organisasjon. Politiet i Elk River, Minnesota, konvertert til en EDM systemet, som reddet avdelingen $ 17,000 i kopipapir. Chief Jeffrey Beahen sier hans mannskap gikk gjennom 2,2 tonn hvert år, i henhold til online artikkelen "Association of Records ledere og administratorer: Kan RIM Save The World" I tillegg 5 prosent av alle trykte poster ende opp med å bli forlagt, og et tapt dokument koster et selskap ca $ 250. Og for ytterligere å illustrere kostnadene ved papirdokumenter versus elektroniske journaler, anslår BuyerZone.com at gjennomsnittlig ansatt bruker mellom 86 og 216 timer per år filing papireksemplarer av postene. Det koster selskapet mellom $ 1700 og $ 4300 hvert år basert på en ansatt som tjener en timepris på $ 20.

Adgang

Henter elektroniske journaler er enklere enn å jobbe med papirkopier. I en typisk kontor, er en papirdokument kopieres 19 ganger fordi flere ansatte må jobbe med den samme informasjonen, sier ARMA. Men mer enn en ansatt kan se på et elektronisk dokument samtidig. En arbeidsgiver kan enkelt kontrollere hvem som kan se og endre datastyrte poster, pluss sikkerhetsfunksjoner tillate en leder å se hvem som har tilgang til bestemte filer. Sikkerhetsfunksjoner som passord også hjelpe bedrifter beskytte mot en misfornøyd ansatt eller konkurrent skaffe innpass i viktige filer. En annen fordel med EDM er rask gjenoppretting av filer under en katastrofe for eksempel en brann, oversvømmelse eller kontor innbrudd. Sikkerhetskopier ofte lagres offsite som en forholdsregel mot en nødsituasjon.