Fordelene med å lagre e-post

Hvis du har brukt e-post for en stund for å utveksle meldinger med venner, familie og forretningsforbindelser, lurer du kanskje på om fordelene ved lagring samler e-poster. For eksempel kan du rutinemessig forkaste trykt post når du er ferdig med å gjøre med det, så det ikke hope seg opp i ditt hjem eller kontor. Fordi e-post er enkel å lagre på harddisken til en datamaskin, kan det være lurt å lagre den i stedet for å slette den i tilfelle du trenger å se det i fremtiden.

Søke

En fordel med lagring av e-post er at du kan raskt søke gjennom dem alle for å finne data. Som du samler e-postmeldinger i innboksen din og lagre eldre meldinger i mapper, kan du ikke husker detaljer om noe du har sendt ut, eller at noen har sendt til deg. Bruk søkefunksjonen for e-postprogrammet ditt for å se etter viktige ord eller uttrykk, eller søke etter alle meldinger som sendes til eller fra en bestemt person eller i en bestemt tidsperiode.

Verifikasjon av Sendte meldinger

Noen ganger folk har en uenighet eller en misforståelse om et tema for diskusjon. Hvis du diskutert opplysninger om noe via e-post, kan du dra nytte av det faktum at du har lagret alle dine meldinger for å finne den meldingen som beviser at du har skrevet noe, eller for å bevise at du har mottatt informasjon fra noen som utgir seg for aldri å ha sendte det.

Kopier og gjenbruk tekst

Når du skriver inn informasjon om noe i en e-postmelding, kan du senere trenger å dele denne informasjonen med andre mennesker. I stedet for å måtte huske nøyaktig hvor du skrev det og deretter skrive inn alt, kan du få tilgang til lagrede e-postmeldinger i "Sendt" -mappen, og deretter kopiere og lime den aktuelle teksten for raskt å gjenbruke det.

backup

Fordi de lagrede e-postmeldinger blir holdt på en datamaskin, har du fordelen av å holde en sikkerhetskopi av filer som du sender som vedlegg fra en adresse til en annen. For eksempel kan du sende en e-post med et vedlagt dokument fra din skole e-postkontoen til hjemmet ditt e-postkonto, slik at du kan holde en sikkerhetskopi av filen, i tilfelle det er et problem med enten datamaskin.