Fordelene ved å opprette en rapport ved hjelp av Microsoft Access

Enten du ser på inntektstall over tid, eller vil se resultatene av fitness mål du har vært sporing, Microsoft Access-rapporter gir deg en robust funksjonssettet som er vanskelig å finne i en salgs regneark eller en treningsdagbok. Mange som er komfortable med Microsoft Excel og Word noen ganger undervurdere kraften av Tilgang til raskt, sikkert og attraktivt presentere informasjon for utskrift, legge på oppslagstavlen eller opplasting til Internett.

Sikkerhet og integritet

Tilgang henter data fra tabeller eller spørringer for å fylle ut rapporter. Å ha en rapporteringsstruktur som er uavhengig av postene kilde holder de opprinnelige tallene trygge. Rapporter la andre se informasjonen uten å gi dem muligheten til å endre det. Kanskje du ønsker å rapportere bare leveringsinformasjonen, i så fall en Access-rapport kan filtrere ut konfidensielle data, for eksempel betalingsinformasjon. Opprette et øyeblikksbilde i tid er avgjørende for finansiell rapportering --- noe Tilgang gjør eksepsjonelt godt. Hvis du ønsker å gå papirløs, kan rapporter i tilgang lagres i snapshot-format, som gir en kompakt filstørrelse, men gjør et tilleggsprogram for visning. Access gir deg også muligheten til å eksportere nettleser-støttede rapporter.

Fleksibilitet og kapasitet

Access-rapporter til rette både separasjon av oppgaver og samarbeid. Si at du trenger å kombinere innsatsen til flere enkeltpersoner eller avdelinger, hver med en egen dataregistrering tabellen. Tilgang kan konsolidere at informasjon i en enkelt rapport. Hva hvis det er mye informasjon å konsolidere? Du kan samle mye mer data fra Access tabeller enn du kan fra regneark, slik at du kan presentere mer informasjon fra en sentralisert produksjon leveringsprogram. Store Excel-regneark kan overvelde brukere og bli uhåndterlig å skrive ut, mens Access-rapporter kan være kompakt, tilpasset den enkeltes preferanser og automatisk oppdatert med nye data hver gang de er åpnet. Noen ganger gir tallene er ikke nok. Excel er flott for numerisk analyse, men Tilgang blekne Excel når det gjelder håndtering av mange ord. Med Access, kan rapportene inneholde tekstlige begrunnelser av tallene i dine planer eller detaljerte forklaringer for tallene i resultatene.

Oppsummering

Med Access, trenger du ikke å bekymre deg med bygge beregninger: Wizards vil guide deg gjennom rapportopprettingsprosessen. Når du svarer på en rekke spørsmål, er rapporten du trenger bygget for deg automatisk. Si at du ønsker å se dine kroppsmål eller ernæringsmessige tellinger per uke, måned eller år; bare peke Tilgang til data og veiviseren vil be deg om å gruppere nivåer for å vises i rapporten bunnteksten. Veiviseren vil også spørre deg om hvordan du vil at dataene beregnet: sum, gjennomsnitt, største eller minste verdi. I tillegg får du flere alternativer, inkludert trappet, blokk, omriss og justert for å sluttføre utformingen av rapporten.

Stil

Når du har gjort sammendrags beslutninger, rapportveiviseren i Access 2003 har et enkelt sett med pre-bygget stiler som standard rapporten. Stikker med en enkelt stil vil sikre en enhetlig utseende på tvers av flere rapporter om ulike analyser eller gruppering. Hvis du trenger å ta med et bilde, for eksempel en logo, Access 2007 kan du legge ved et bilde til en database og bruke den ett bilde på tvers av flere rapporter. Skulle du må endre logoen, er det bildet oppdateres på tvers av alle rapportene. For å hjelpe deg til å se enda mer profesjonell, Access 2010 leveres med standard Microsoft Office-temaer som inkluderer fonter og farger som gir rapportene et profesjonelt design nivå.