Fordelene ved en fil Management System

Etter hvert som bedriften beveger seg inn i en alder av digital distribusjon, må du bestemme om å gjøre overgangen fra en papirarkivsystem til en digital fil styringssystem. Samtidig som overgangen til en helt dataarkivsystem kan virke skremmende, har den helt store fordeler med å ha et digitalt arkivsystem svaiet mange til å gjøre overgangen.

redusert pris

På grunn av kostnadene av eiendom utleie til butikken dokumentasjon, begynner digital arkivering betaler for seg selv så snart den er implementert. Siden det ikke er fysisk papirarbeid, er kostnadene ved håndtering og overføre dokumenter frem og tilbake sterkt redusert. Dette gjør også dokumenter som skal oppbevares som papir skal arkiveres i mindre og rimeligere steder.

Blir grønn

Redusere karbonutslipp av virksomheten din kan være en viktig faktor i å nå dagens grønn-minded forbruker base. Den kan forbedre bedriftens image, gi skattefordeler og redusere kostnadene for forsyninger. Et digitalt arkivsystem kan positivt endre hele grunnlaget for en bedrift, og bytte til en "grønnere" system kan gi gode muligheter for annonsering.

jevnere arbeidsflyt

Hente papirkopier av dokumenter arkivert og lagret fysisk kan være en langvarig prosess som er åpen for menneskelige feil, sikkerhetsproblemer og fysisk tap. Dette er ikke tilfelle med et digitalt system. Innen øyeblikk, kan et dokument nås på pulten til den enkelte som trenger det. Dette resulterer i en kortere arbeidsperiode, slik raskere fremdrift og mer tid til å utvikle prosjekter.

høyere sikkerhet

Mens et tradisjonelt papirarkivsystem kan åpnes og sett på av alle som har tilgang til det, kan et digitalt arkivsystem gi ulike nivåer av beskyttelse som kan holde dokumenter konfidensielt. Ved hjelp av passord, spesifisert mapper for ulike brukere, datakryptering og revisjonsspor som gjør det mulig å holde oversikt over hvem som har tilgang til hvilke filer og når, en fil styringssystem kan holde dokumentene mye sikrere.

pålitelig Arkivering

Papirdokumenter og filer kan bli ødelagt gjennom over håndtering, brannskader, vannskader og andre naturkatastrofer. Siden data kan lagres på servere hvor som helst i verden, kan du arkivere forretningsdokumenter trygt uten å måtte stress over potensiell skade på eiendom. Du kan også lage din arkiverte data bærbare, ved hjelp av ting som avtakbare harddisker, USB-pinner og CDer.