Fordeler med Microsoft Access

Med Microsoft Access, kan den gjennomsnittlige brukeren jobbe med databaser uten å være dyktige i feltet. Microsoft gjort det enkelt for nesten alle å lære å arbeide med databaser ved å erstatte noe av det kompliserte arbeidet med lett-å-bruke maler. Selv bruker Access kan være litt av en utfordring bare på grunn av de omfattende muligheter det gir, gir sitt brukervennlige grensesnitt noen mulighet til å kunne bruke en database.

Bruke Access

Microsoft Access er et database program som gjør manipulere data overkommelig for brukere av varierende ferdighetsnivåer. Du kan legge inn data og sortere, filtrere eller gruppeinformasjon i henhold til dine behov. Det er spesielt nyttig når det er tusenvis av poster og sortere gjennom dem individuelt vil ta flere timer. Tilgang kan du få den informasjonen du trenger raskt ved å spesifisere hvilken type informasjon du leter etter. Rapporter kan lages, også, som trekker informasjon ut av databasen i henhold til prosjektparametere. For eksempel kan en database inneholde en liste over kunder, inkludert deres alder, kjønn, sivilstand, adresse, e-postadresser og telefonnummer. Hvis det er nødvendig, kan du sortere noe av denne informasjonen, lage rapporter om enkelt kunder, eller i regi av retningsnummer.

Fordeler med Tilgang

Å vite at ikke alle er dyktige til å lage databaser, Microsoft laget enkle maler som en bruker kan laste ned og bruke umiddelbart. Hvis foretrukket, kan du bygge en database fra bunnen av eller finpusse en mal som passer til ditt prosjekt. Tilgang lagrer tusenvis av poster så hvis du starter et nytt prosjekt for de samme dataene, vil du ikke å oppgi det på nytt. Tilgang kan også integreres med andre Microsoft Office-produkter, inkludert Excel og Word. For eksempel kan du opprette en utskriftsfletting med tusenvis av personlige brev ved å trykke inn en Access-database over kunder.

Web Apps og samarbeid

Med Access 2013, introduserte Microsoft tilpass Web apps å effektivisere databehandling for brukerne og for å gjøre samarbeide om prosjekter enklere. Ved hjelp av en Microsoft Office 365 nettsted eller en Sharepoint Server 2013, kan en hel kontor arbeide med samme database. Ved hjelp av tilpass Web app maler, kan du sikre at hver person får grensesnittet de trenger for å legge til, redigere eller slette data, samt kjøre rapporter.

Viktige Database Vilkår

Tilgang bruker flere begreper som kan være nye for deg. En "database" er rett og slett en måte å organisere og lagre informasjon om personer, steder og ting. Access er faktisk en database management system som huser de ulike databaser slik at du kan få tilgang til dem. Hver database kan være laget av flere tabeller, med hvert bord laget av kolonner og rader, på samme måte til et regneark. Kolonnene i en databasetabell kalles "felt". Radene blir referert til som "plater". "søk" er funksjoner som tillater en bruker å oppnå spesifikke data fra tabellen. Spørringer kan hjelpe filter, oppsummere og utføre beregninger med dine data.

Designing Din første Database

Litt planlegging går en lang vei for den beste bruken av en Access-database. Først regne ut hvor databasen skal brukes. Deretter samle all informasjon legges inn i databasen og organisere informasjon i kategorier, som hver vil bli en tabell. Skriv data inn tabellene, som vil bli kolonner og skape relasjoner mellom tabellene hvis det er mer enn én. Til slutt legges normalisering regler for å sørge for at tabellene er strukturert på riktig måte.