Fordeler og ulemper med Document Management System

Dokument styringssystemer er elektroniske systemer som er utviklet for å administrere, lagre, distribuere og arkivere dokumenter. Disse systemene er vanlig i bedrifter og utdanningssystemer og fungere som et digitalt arkivskap. Dokument styringssystemer er også kjent som "innhold styringssystemer" som de kan lagre lyd, video og andre medietyper i tillegg til dokumenter.

fysisk Space

Dokumenthåndteringssystemer ofte lagre informasjon på servere eller andre kraftige datasystemer. Disse elektroniske lagringsplasser ofte tar opp mindre plass enn deres fysiske motstykke.

Digital Arkivering

Dokument styringssystemer tillate lagring av selve dokumentene og også for tidligere versjoner. Dette kan bidra til å spore endringer over tid og gir en ekstra fordel av å være i stand til å gå tilbake til eldre dokumenter. Men hvis denne informasjonen ikke er organisert og lagret på riktig måte, kan det være for mange dokumenter og versjoner tilgjengelige, og dermed forårsaker en informasjon overbelastning problem for brukerne.

sentralisert Location

Dokument styringssystemer er en sentralisert lagringssted hvor mange brukere kan få tilgang til de mest aktuelle og oppdaterte dokumentet fra ett sentralt sted. Denne enkle tilgang til dokumenter støtter samarbeid mellom mange brukere. Den sentrale plasseringen av dokumenter fremmer også enkel distribusjon av dokumenter til brukerne. Imidlertid kan elektronisk lagring av digitale dokumenter på ett sted utgjøre en ekstra sikkerhetsrisiko hvis ikke ekstra sikkerhet er lagt for å beskytte det elektroniske systemet.

Ekstra Redskaper Verktøy

Elektronisk lagring og håndtering av dokumenter i et elektronisk dokument management system gjør for nytte verktøy for å gi ekstra funksjoner som ikke var tilgjengelige i deres fysiske motstykke. Søke gjennom elektroniske dokumenter er lettere å søke i hvert dokument for hånd. Men mange av disse verktøyene kan være unødvendig, og kan ha en høyere kostnad enn verdien for bedrifter.