Forretnings Epost Etikette for "Svar alle"

E-post etikette ferdigheter er avgjørende når du arbeider i et bedriftsmiljø. Mange av de grunnleggende reglene for e-post også gjelder for "Svar alle" meldinger; men det er noen detaljer du bør vurdere før du trykker "Svar alle" -knappen. Pass på å bare bruke denne e-postfunksjonen når det er absolutt nødvendig, og ikke som en metode for å peke folk ut eller som en erstatning for faktiske møter.

fakta

Som en generell regel bør bare brukes når det er nødvendig av "Svar alle" -funksjon. Ifølge Judith Kallos, forfatter av "Forretnings Epost Etikette: The Manual", "ikke leke politikk med disse (e) felt for å gjøre noen føler seg mindre viktig eller å gjøre et poeng ... det er aldri en vellykket strategi en boks har du ser trivielt og / eller uprofesjonell. "

Bør du "Svar alle"?

Før du sender ut en "Svar alle" -melding, vurdere hvorvidt det er nødvendig. Som Judith Kallos påpeker, "I mange tilfeller kommentarene dine kan ikke være passende for" alle "eller" alle "er kanskje ikke interessert i dine kommentarer." Hvis du har mottatt en gruppemelding og alle som har mottatt meldingen er en del av samtalen som du bidrar, så bør du sende en "Svar alle".

Adressering en gruppe

Når du sender en "Svar alle" husk at den informasjonen du sender kommer til flere mennesker, og dette er ikke et privat forum. Unngå inkludert unødvendig mye personlig informasjon eller fortelle off-farge vitser, som du aldri kan være sikker på hvordan det kan bli tolket av en gruppe.

Misforståelse

Mens "Svar alle" meldinger er ofte spioneringen som enkle og effektive måter å kommunisere med en hel gruppe mennesker, de er generelt sett på som upersonlig. Hvis det er et stort antall personer i gruppen, flere meldinger frem og tilbake kan bli forvirrende. I dette tilfellet er det best å ha et møte i stedet for en "Svar alle" e-post.

profesjonalitet

Viktigst, bør e-posten være profesjonell. Hold deg til emnet på hånden og ikke bruke dette som en metode for lufting om kontorbesvær. Som med et emne, kan alle på adresselisten ikke er enig med synspunkt du presenterer. Også, hvis du bare å svare på en person (eller personen som sendte meldingen), velg "Svar til avsender" funksjonen i stedet.