Forskjellen mellom Tilgang Pengeinnsamling & Programvare Database

Den største forskjellen mellom tilgang og en dedikert pengeinnsamling programvare Databaser, eller Donor Management System (DMS) program er lik forskjellen mellom et lass av byggevarer å bygge et hus, og et hus som allerede er bygd.

Access, med et par minutter programmering, kan settes opp til å utføre svært rudimentær fundraising sporing for en begrenset donorbase. For å matche brukervennlighet, og spesialiserte funksjoner av en off-the-sokkel DMS en Access-database programmerer ville tilbringe hundrevis av timer i oppsettet, og det vil fortsatt være noen funksjoner mangler.

kostnader

Donor styringssystemer varierer i pris fra flere hundre dollar for små ideelle organisasjoner med flere hundre givere opp til godt over $ 20.000 for store institusjoner spore millioner av dollar og hundretusener av givere. Alle DMS har noen fellestrekk som ville være vanskelig å kopiere med Access.

donor Records

Opprette og endre giver postene er kjernen i enhver DMS-system. Å vite hvem Giverne, og ha tilgang til deres informasjon er viktig i pengeinnsamling. Med kultur i forandring om relasjoner og boformer fleksibilitet er nøkkelen i å legge inn riktig informasjon. Sporing informasjonen for to ektefeller, sammen med andre givere som kan leve i husholdningen kan raskt overvelde en enkel Access database.

Gift Tracking

Gave å gi og sporing kan ha et dusin eller flere variabler som må tas hensyn til. Myk, hard, eller pantsatte gaver spores separat, og kodingen for opprinnelsen av gaven og rettet fondet må legges inn på riktig måte. Nye koder kan ha for å være laget på sparket, og gamle koder endret. Venter på en omkoding av Access til å gjøre dette i betydelig grad kan forsinke dataregistrering.

Letter Generation

Jo bedre DMS gi enkel "takk" brev generasjon. Trekke informasjon fra en rekke kilder og bruke en av mange eksisterende maler, kan donor bokstaver bli generert som virker skreddersydde for hver donor og gave. Tilgang kan programmeres til å gjøre noe lignende, men å endre prosessen for å ta høyde for ytterligere ny informasjon eller brev strukturer kan bety å endre interne programmering.

segmentering

Segmentere donorbase, eller velge hvem som blir sendt som brev forespørsel avhengig av deres fortid gi historie, er et system krevende crunching av informasjon som krever mikse og matche den forrige besøk, frekvens, og pengebeløpet for gaver til givere, uten overlappende duplikat givere i samme husstand. Fordi velge hvilke giver variabler legges til segmentering kan endre seg med hver ny mailing et program laget i Access kan ikke ha den nødvendige fleksibilitet.

Et siste lite råd

Ifølge Tech suppe, som gir teknologisk informasjon for ideelle organisasjoner, svarer ett ord spørsmålet om å opprette en tilpasset donor database program fra en database programmer som Access. Deres råd er "ikke gjør det." De mener det ikke er verdt innsatsen når det er så mange gode programmer tilgjengelig akkurat nå som gir alt en non-profit kan ønske.