Forskjellige elektroniske enheter som brukes i en papirløse kontoret
En papirløse kontoret er en der bruken av papir har enten blitt fjernet eller er minimal (går helt papirløs er vanligvis ikke mulig eller praktisk). I en papirløse kontoret, er data, filer og informasjon som er lagret, åpnes, hentes og behandles elektronisk. Flere elektroniske enheter brukes for disse funksjonene. Skannere brukes til å konvertere papirdokumenter til et elektronisk format. De konverterte dokumenter og elektroniske filer lagres og behandles på datamaskiner og deles på tvers av nettverk. Dokumenter kan overføres elektronisk ved hjelp av faksmaskin og PDA brukes for mobil tilgang til elektroniske dokumenter.
datamaskiner
Datamaskiner er ryggraden i papirløse kontorer. De dokumenthåndtering, content management, optisk tegngjenkjenning, e-post og andre systemer som kreves for å kjøre et papirløst kontor er alle programmer som kjører på datamaskiner. Papirløse kontor kan inneholde ulike typer datasystemer for å møte behovene i organisasjonen, fra frittstående personlige datamaskiner og bærbare datamaskiner for små eller hjemmekontorer til store, komplekse nettverk av servere, arbeidsstasjoner og databehandlingsenheter for større bedrifter.
skannere
De fleste papirløse kontorer bruker et dokumenthåndteringssystem til å lagre filer elektronisk. Papir filer blir konvertert til elektroniske filer ved hjelp av en skanner, som gjør dette til en av de viktigste elektroniske enheter i et papirløst kontor. De skannede dokumenter er enten lagres som bilder eller bearbeidet til elektroniske filer ved hjelp av optisk tegngjenkjenning programvare som leveres ofte sammen med skanneren. Noen kontorer bruker multifunksjonelle enheter som fungerer som kopimaskiner, skannere og faksmaskiner - alt i ett.
faks~~POS=TRUNC
Elektroniske faksmaskiner brukes i papirløse kontorer for å sende elektroniske kopier av filer over telefonlinjer eller nettverk, og er en god måte å kommunisere med tradisjonelle kontorer. Den elektroniske faks gjør at mottakeren å få en papirkopi av en fil hvis nødvendig. En elektronisk telefaks er vanligvis koblet til dokumenthåndteringssystemet slik at papirløse kontoret enkelt lagre innkommende og utgående dokumenter.
Storage Media
Papirløse kontor lagre de fleste av sine filer og data elektronisk. Dette introduserer risiko, som data som er lagret elektronisk, kan gå tapt eller ødelagt gjennom enhetsfeil, overspenning, infeksjon av datavirus eller andre katastrofer. Dataene skal sikkerhetskopieres jevnlig. Lagringsmedier - for eksempel harddisker, backup magnetbånd og båndstasjoner - er viktig i et papirløst kontor. De sikkerhetskopierte kopier av data på lagringsmediet blir normalt lagret offsite som en beredskap tiltak.