Google prosjektstyringsverktøy

Grunnlagt av Larry Page og Sergey Brin i 1998, er Google et multinasjonalt reklame, søk og Internett programvareteknologi selskap som tilbyr mange av sine produkter gratis over Internett. Mange av styringsverktøyene krever bare en konto hos Google for å sette opp. Disse verktøyene arbeider sammen for å tillate integrert styring av prosjekter og alle kan nås fra samme side i en Google-konto.

Kalender

Google Kalender er en gratis kalenderprogrammet tilgjengelig over Internett. Ingen nedlasting er nødvendig å bruke kalenderen. Den kan brukes som et prosjektstyringsverktøy for et par grunner: kalenderen er delbar. Alle som har fått tillatelse kan se og redigere kalenderen. Et team medlem, derfor kunne sette opp en kalender med tidsfrister for prosjektets ferdigstillelse og dele den med hele teamet. Kalenderen har også oppgaver har, som en hvilken som helst autorisert bruker kan legge til og redigere oppgaver på kalenderen. For eksempel kan et gruppemedlem lage en oppgave som må være ferdig innen en bestemt dato, som alle lag medlem kan jobbe med. Når oppgaven er fullført, vil alle gruppemedlemmene vet. Videre kan varslinger settes opp slik at alle gruppemedlemmene blir fortalt gjennom deres e-post når en oppgave er fullført, eller en hendelse, for eksempel et gruppemøte, finner sted.

dokumenter

Google Dokumenter kan prosjektledere for å organisere og dele filer knyttet til et enkelt prosjekt. Filer kan inkludere Word-dokumenter, videofiler og bildefiler. Google Dokumenter hjelper et team styre prosjekter ved at hvert team medlem for å få tilgang til alle dokumenter, eller ved å begrense tilgang til dokumenter for enkelte medlemmer i tilfelle dette er nødvendig i tillegg. Videre gruppemedlemmer blir varslet når et dokument er oppdatert eller lagt til listen over delte mapper. For eksempel kan en teamleder distribuere et memo om et prosjekt for hele teamet ved å skrive det på sin datamaskin og laste den opp til Google Dokumenter. Ved å gi alle tilgang til dokumentet, mottar hvert team medlem automatisk en melding om dokumentet samt muligheten til å redigere og kommentere det. Dette hjelpemidler og effektiviserer kommunikasjon i et prosjekt arbeid flyt.

grupper

Google Grupper lar hvem som helst på en prosjektgruppe opprette en gruppe med forskjellig tilgang til gruppediskusjoner, dokumenter og alle andre programmer, som for eksempel Google Kalender, som er knyttet til gruppen. Denne applikasjonen lar prosjektledere holde styr på samtalene i en gruppe og opprette flere grupper i et team for å fokusere ulike aspekter av et prosjekt blant enkelte medlemmer. For eksempel, hvis to medlemmer jobber med testmiljø for et prosjekt i utvikling og bruk av Google Dokumenter til å diskutere sitt arbeid, kan teamleder bestemmer deg for å legge til et annet medlem til testmiljøet team. At laget kan nå bringe det nye medlemmet fart på deres diskusjoner ved å legge ham eller henne til testing miljø gruppen at de har gjort på Google Grupper.