Hva er en elektronisk arkivskap?

En elektronisk arkivskap er organisert på samme måte som en fysisk arkivskap. En fysisk kabinett anvendelser hengende mapper og Manila mapper for å oppbevare papirjournalen. I et elektronisk kabinett, er det ingen faktiske fysiske filer og postene er lagret i kataloger og undermapper.

tekst Storage

Datamaskinen organiserer filene dine ved hjelp av kataloger. En katalog er et høyt nivå kvalifisering som lar deg organisere din elektroniske mappen under systemstasjonen. Innenfor hver av katalogene, kan du plassere filer. Et filnavn kan bruke opptil 255 tegn. Den beste måten å organisere kataloger er å tenke på hvilke kategorier du trenger og deretter bygge undermapper under hver av katalogene. Du kan bruke søkeord for å navngi mapper og fil-titler. For eksempel kan du bruke Windows Utforsker til å velge "C" -stasjonen og deretter fra klikk verktøylinjen "File / nye" og velg en mappe. Mappen blir automatisk opprettet under "C" -stasjonen som du valgte tidligere i denne prosessen.

Storage programvarepakker

Hvis du planlegger, organiserer og skaper alle disse kataloger og filer er for mye arbeid, kan du kjøpe en oppbevaringspakke. Det er flere som er bransjespesifikke, og de fleste kjører på Microsoft Windows-plattformer.

Imaging Storage

Du kan ha alle dokumenter som er skannet og lagret i en fil i et program katalogen. Denne katalogen har blitt opprettet under "C" kjøre på din PC ved hjelp av "File / nye / mappe" i verktøylinjen. Du kan kalle denne katalogen ved å skrive inn mappenavnet når du oppretter denne katalogen. Du kan åpne hver av disse filene for å se dem, eller du kan få dem trykt. Du kan bruke systemet søkemotoren til å finne filen ved hjelp av filnavn.

Digital Imaging Storage

Du kan laste ned et bilde tatt med et digitalt kamera og lagre filen i en elektronisk mappe.

Kombinert Digital Imaging Storage

Du kan finne programvare systemer som kan lagre digitale bilder fra enten skanner inngang eller digitalt kamera inngang.