Hva er en Enterprise Document Management System?

Et foretak dokumenthåndtering (EDM) system, også kalt et content management system (CMS) eller Enterprise Content Management (ECM) system, er en multi-brukergrensesnitt som lar brukerne dele og fellesskap redigere tekstinnhold på en effektiv og oversiktlig måte.

Nødvendigheten av Enterprise Document Management

Når flere ansatte arbeider på et tekstdokument eller stadig oppdaterer et regneark eller database, et vanlig problem som oppstår er at det ender opp med å bli mange forskjellige varianter av samme dokument. Selv emailing oppdateringer til en sentral part kan være smertefullt, fordi denne personen har fortsatt å behandle alle oppdateringene i en enkelt fil og sende den ut igjen til alle som er involvert. Med et dokument styringssystem, men alle parter kan samtidig få tilgang til dokumentet, og det er ingen grunn til å sende e-post oppdateringer til de involverte.

ledelse evner

Noen dokumenthåndteringssystemer bare behandle alle brukere som jevnaldrende og gi dem lik tilgang til alle prosjektets innhold. Andre gir begrensede administrative evner til den enkelte stammer prosjektet, slik at han kunne gjøre ting som å fjerne andre fra prosjektet. De mest intensive dokumenthåndteringssystemer, men har en egen ledelse portal som gir dem mulighet til å gi brukere ulike tilgangsnivåer.

Google Docs

Den mest populære dokumenthåndteringssystemet i verden er Google Docs, som er en gratis tjeneste tilgjengelig for alle med en Google-konto. Brukere kan laste opp, endre og dele tekstfiler, databaser, presentasjoner og regneark som enkelt importere fra og eksportere til Microsoft Office-programmer som Word, Access, PowerPoint og Excel. Bedrifter som trenger bare grunnleggende dokument management tjenester er ofte avhengige av Google Dokumenter.

Andre gratis alternativer

For de som foretrekker å ikke bruke Google Docs, noen alternativer er Buzzword, Zoho, Etherpad, Peepel, OpenGoo og Alfresco. Buzzword, utviklet av Adobe, kan administratorer gi forskjellige tilgangsnivåer for brukerne. Den holder også en logg over endringer som er gjort. Fordelen med Zoho er nivået av dens funksjon. Zoho tilbyr en fullt funksjonell tekstbehandlingsprogram, et personlig wiki og et stort antall andre programtyper. Etherpad er fint fordi det ikke krever at du registrerer deg for noe. Peepel er en pakke med programmer som integreres med nettleseren din. OpenGoo, som navnet antyder, er laget for å være Google Docs for de som ikke ønsker å bruke Google. Alfresco er designet for å være et gratis alternativ for de som trenger full funksjonalitet av premium programmer som Documentum.

Premium-programmer

Fire av de mest populære dokumentstyringsprogrammer er Open Text, Sharepoint og Documentum. Alle disse programmene innlemme komplekse dokumentstyring, samfunnsstyring, kapitalforvaltning og innhold rapportering.