Hva er fordelene med en Document Management System?

Bedrifter i moderne tid generere masser av dokumenter, innhold og andre papirbasert informasjon som må klassifiseres, syntetisert og administreres. Dokumenthåndteringssystemer som omfatter verktøy, teknologier og applikasjoner brukes til å fange opp, lagre, håndtere, bevare og levere innhold til brukersegmenter og den utvidede arbeidsstyrken i en organisasjon. De elektroniske dokumenter som er opprettet og som genereres kan brukes til ulike formål. Det er mange fordeler ved å investere i et dokumenthåndteringssystem.

Eliminerer Arkiveringsproblemer

Hente og tilgang til viktige forretningsdata, kunderegistre, finansielle og regnskapsinformasjon er viktig å kjøre dag-til-dag virksomhet for enhver organisasjon. Slike filer, innhold og informasjon i dokumentformat bør være tilgjengelig på forespørsel. En veldrevet dokument system eliminerer plasskrevende filing problemer og tungvinte prosesser knyttet til manuelle arkiveringssystemer eller ikke-elektroniske metoder for oppbevaring av papir og dokumenter. Et dokument styringssystem sørger for elektroniske dokumenter og filene ligger i mapper som kan hentes og nås raskt etter behov.

Raskere henting og søk

Et dokument styringssystem systematisk lagrer og arkiver skannede dokumenter, bilder og andre filer. Kategoriseringer og andre former for klassifisering gjør at dokumenter som skal lagres på flere måter i et DMS. Disse filene kan hentes med full tekst søket søkemuligheter. Bruke noen ord eller kombinasjon av ord, kan brukerne søke etter og finne eventuelle dokumenter når som helst og utføre store endringer som per arbeidskrav. Mindre tid er brukt av ansatte i å søke etter dokumenter eller forsøker å finne dagens versjoner.

Sømløs Informasjonsdeling

Ansatte og arbeidere må jevnlig dele informasjon mens de utfører ulike oppgaver og funksjoner. Med en DMS på plass, elektroniske filer, skannede papirdokumenter og bilder, pdf-filer er lett tilgjengelig på tvers av selskaps intranett, internett og store nettverk, og det er en forbedret flyt av informasjon på tvers av alle organisasjonshierarkier. Filer kan skrives ut fra hvilken som helst datamaskin eller skriver, og kan også bli distribuert gjennom DVD-er eller CD-er. Medarbeidere kan dele informasjon og samarbeide om konkrete prosjekter og oppgaver. Flere anmeldere, godkjennere og beslutningstakere kan få tilgang til filer og gjennomgå dokumenter raskere.

redusert Storage

Redusert lagring er en av de største fordelene ved å investere i et dokumenthåndteringssystem. Store bedrifter, små og mellomstore bedrifter, non-profit organisasjon og start-ups alle ser ut til å konsolidere og optimalisere forretnings operative områder å spare på kommersielle husleie og eierkostnader. Industri og overholdelse av regelverk og forskrifter har nødvendig lagring og arkivering av store mengder dokumentgenererte data og informasjon. Vedlikepapirbaserte journaler og masser av dokumentmapper vil hemme arbeids ansatte, ansatte og andre arbeidstakere i begrensede kontorlokaler og arbeidsmiljøer. Et integrert dokumenthåndteringssystem reduserer mengden av prime kontorareal som kreves for å opprettholde papirbaserte poster.

Business Continuity

Bedrifter har alltid å stri med risiko og usikkerhet og andre katastrofescenarier. Plutselige avbrudd eller ulykker kan påvirke driften og ødelegge kritisk informasjon og digitale aktiva på stedet. Papirjournalen er sårbare for brann, hærverk, oversvømmelse, tyveri og andre farer forbundet med naturkatastrofer og generelt dyrt å vedlikeholde. En DMS fungerer som en nær fail-safe katastrofegjenoppretting løsning og sentralt ryggen opp dokumenter og papirbaserte arkivet for off-site lagring. Disse arkivene kan beholdes og dokumenter restaurert i tilfelle en uforklart avbrudd eller katastrofe og garanti kontinuitet.