Hva er fordeler og ulemper ved Geographic Filing?

Ifølge Texas State Library, holde en uorganisert fil styringssystem er en oppskrift på katastrofe. Det er vanskelig å få informasjon når du trenger det raskt. Organisere og manipulere informasjon i en slik uorganisert system for beslutningsformål er også helt umulig. Et effektivt registreringssystem er obligatorisk for enhver organisasjon som forventer å høste fordeler fra informasjonen i sin besittelse. Den geografiske arkivsystem er hensiktsmessig der den geografiske plasseringen er den viktigste komponenten av informasjonen.

convenience

Geografiske poster knyttet til et bestemt sted blir lagret sammen. Dette muliggjør raske beslutninger fordi informasjonen under vurdering er knyttet til en bestemt geografisk eneste området. Geografiske områder er klassifisert som enheter eller grupper av enheter. Geografisk filing gir enkel bevegelse av poster ved ganske enkelt å flytte dem fra ett sted til et annet.

analyse Fordeler

Geografisk filing hjelpemidler prosessen med analyse ved å tillate enkel sammenligning av dataelementer. For eksempel, en analyse av poster innlevert i henhold til bygge navn og plassering kan bidra til å identifisere vedlikehold poster for en bestemt bygning.

kompleksitet Ulemper

Prosessen med å lagre og hente geografiske data er tidkrevende på grunn av behovet for å referere til ved hjelp av flere identifikatorer. For eksempel vil finne en bestemt bygning krever en referanse til en bestemt tilstand, byen, gaten og til slutt navnet på bygningen. Records opprettholdt i noen land er skrevet i deres språk. For eksempel, byen Firenze i Italia er "Firenze" i italienske poster. blir kryssreferanse til det andre språket derfor nødvendig for at ikke-italienske brukere å forstå informasjonen.

Indeks Krav Ulemper

Du må være kjent med det geografiske området godt nok til å forstå postene. For å finne dem raskt, må du bruke en alfabetisk indeks. Prosessen med lagring og gjenfinning av en rekord krever to handlinger: Sjekk indeksen for plasseringen av filen, og søke etter det midt i annen informasjon.