Hva er sporing i Microsoft Word?

Den "Spor endringer" -funksjonen i Microsoft Word tillater brukere å visuelt registrere endringer og endringer i et dokument. Dette er spesielt nyttig når mer enn en person trenger for å få tilgang til dokumentet, fordi det gir hver bruker å vurdere og godkjenne eller forkaste endringer gjort av andre. Brukere kan også legge til kommentarer i dokumentet, slik at de kan stille spørsmål og avklare informasjonen som legges inn av andre.

Adgang

Spor endringer kommer med alle nyere versjoner av Microsoft Word, men funksjonen er ikke aktivert som standard. Slik slår du på Spor endringer i Microsoft Word 2010 og Word 2007 klikker "Spor endringer" under "Review" -kategorien på hovedprogrammenyen. I Word 2002 og Word 2003, tilgang "Spor endringer" ved å klikke på "Verktøy" i programmenyen. I alle versjoner av Word, tilgang til funksjonen ved å trykke og holde nede "Ctrl", "Shift" og "E" tastene på tastaturet.

Funksjon

Når en bruker aktiverer "Spor endringer" fra Word-menyen, starter programmet å visuelt registrere alle endringer, inkludert tillegg og slettinger, på dokumentet. Den gjør dette ved å merke forandringer med forskjellig fargede tekst, understreket tekst og krysset ut tekst. Hvis en bruker legger en kommentar til teksten, vises dette i et ord boble over teksten eller i dokument marginer. Et dokument forfatter eller redaktør kan også avvise og godkjenne endringer gjort av andre brukere, og skjule sporede endringer for å jobbe på en ren dokument.

Egenskaper

Spor endringer tilbyr en rekke tilleggsfunksjoner. Hvis flere forfattere samarbeide om et dokument, kan hver enkelt bruker se hvem som har gjort en spesiell redigere ved å holde musepekeren over sporet endring for å vise forfatterens navn. Word tildeler også en annen redigerings farge til hver bruker, noe som gjør det lett å se hvordan et dokument endret seg over tid. Brukere kan også skrive ut et dokument med sporede endringer inkludert ved å velge "Skriv ut Mark-up" i "Print" -menyen.

Forsiktighet

Ved hjelp av sporingsfunksjonen kan ha en nedside. Hvis den endelige brukeren av dokumentet glemmer å slå av Spor endringer verktøyet før du sender dokumentet eksternt, vil mottakeren se alle endringer og kommentarer i dokumentet. Dette kan føre til pinlige avsløring av kommentarer ment for internt forbruk bare. Alltid skjule sporede endringer og deretter slå av Spor endringer-funksjonen når arbeidet med et dokument er fullført. I Word 2007 og Word 2010, kan brukerne også velge "Advar før utskrift, lagre eller sende en fil som inneholder sporede endringer eller kommentarer" alternativet fra personvern alternativene i "Trust Center" -menyen.