Hva er Utskriftsfletting for Word 2007?

Utskriftsfletting for Word 2007 er et sett av ressurser under «masseutsendelser" -kategorien Word for å snu en enkelt generisk dokument som et standardbrev i flere dokumenter med spesifikk informasjon, som for eksempel en adressat. Disse ressursene inkluderer originaldokumentet som skal particularized, feltkodene som Word fyller med spesifikke data, datafilen forutsatt at bestemte data og Merge veiviseren veilede nye brukere gjennom sammenslåingsprosessen.

Starter Letter

Start brev eller annen generisk dokument inneholder det meste av innholdet i finalen, sammen bokstaver. Du kan skrive noe i brevet som du ville gjort for andre Word-dokumenter. Du kan også bruke noen av Word 2007 formaterings og grafikkverktøy, for eksempel WordArt og Building Blocks. Den eneste forskjellen mellom de viktigste dokumentet for utskriftsfletting og en ikke-dokument for utskriftsfletting er feltkodene av flettedokumentet.

felt~~POS=TRUNC

Feltkoder er enheter som lar Word slå generisk tekst i en bestemt tekst. For eksempel kan de slå teksten "Kjære << Mottakers >>" inn "Kjære Dr. Jones", "Dear Ms. Lane" og "Kjære Fellow amerikansk." Feltkoder se slik ut prøven feltet når du først setter dem i et flettedokument: ".« Mottaker »" Deres sanne utseende, men tar dette skjemaet: ". {MERGEFIELD Mottaker}" Du kan se at skjemaet ved å trykke "Alt" og "F9" samtidig på et brev med flettefeltkoder.

Slik feltkoder arbeide i fletting: bokstaven forfatteren enten manuelt eller ved hjelp av Word 2007 er Merge Wizard inserts feltkodene i hoveddokumentet der han ønsker de generiske data for å bytte til en bestemt del av data, som nevnte "Kjære << Mottakers >> "eksempel. Han laster da en datakilde som leverer den spesifikke informasjonen som erstatning for "<< Mottaker >>" -feltet kode. Han utfører flettingen gjennom Merge veiviser eller gjennom "Finish & Merge" -knappen. Word setter inn data filens data inn i "<< Mottaker >>" -feltet kode for hver mottaker som er lagret i datafeltet, slik at et nytt dokument for hver mottaker. De resulterende dokumentene viser det spesifikke mottakerens navn i stedet for feltkoden.

Datafilen

Datafilen inneholder dataene som skal erstatte flettefeltkodene i det opprinnelige dokumentet. Disse dataene kan være en del av et brev eller et dokument, men er oftest adressa for brevet. Andre data som Word kan snu en generisk dokument til en bestemt en inkluderer mottakerens adresse og finansielle tekst for samlinger bokstaver. For eksempel, "Vennligst ettergi << Amount_owed >> for å unngå søksmål." Datafilen i seg selv kan være en av flere formater, blant annet ord dokument der et ord bruker har lagret data i en tabell. Excel regneark er en annen vanlig valg for datafiler.

Trollmannen

Word 2007s Merge Veiviseren styrer brevskriver gjennom hvert trinn av brevet sammenslåing prosessen, fra å skrive brev til fremstillingen av dataene til selve flettingen og ferdigstillelse av de endelige dokumentene. Det spør og spør brukeren gjennom hyperkoblet tekst i en navigasjonsrute som Word viser etter brevskriver klikker veiviseren knappen. Veiviseren gir Brevskriveren flere alternativer, spredt over fasene i fusjonsprosessen. Ett alternativ lar brevskriver velge hvilke flettefelt for å sette inn i den opprinnelige brevet.