Hva Spørsmål til Spør når du velger en web-basert Document System

Med fremveksten av internett skape mer samtrafikk mellom bedrifter og eksterne medarbeidere, er det mulig for arbeidstakere å fullføre oppdrag fra hjemmet eller på minimalt utstyrte datamaskiner på kontoret. Når du søker etter et system for å opprettholde dokumentene dine på nettet og øke produktiviteten, er det viktig å studere viktige faktorer og forskjeller mellom tilgjengelige tjenester.

kompatibilitet

Selv om dokumentet systemet er web-basert, kan det kreve en lokal applikasjon til å kjøre på datamaskinen. Vær sikker på at programmet er kompatibelt med systemet, som noen fungerer bare for Windows, Mac eller Linux, men ikke alle tre. Sørg også for den elektroniske systemet er kompatibelt med nettleseren din. Noen nettsteder er best på enkelte nettlesere, og ved hjelp av en nettleser som ikke støttes kan resultere i den elektroniske søknaden ikke fungerer som den skal.

Sikkerhet

Sammenligne sikkerhetsnivået hver tjeneste gir. Enkelte selskaper tilbyr bare passordbeskyttelse for kontoen din, mens andre legger et sikkert nettverk. Enkelte leverandører gå et skritt videre og spore IP-adressen og krever en rekke spørsmål for å bekrefte identiteten din før innlogging. Spør hva sikkerhet alternativer er tilgjengelige, og hvordan de vil påvirke dine spesifikke behov.

Longevity

Hvis dokumentet systemet er beregnet for fillagring, sjekk selskapets policy for situasjoner som serverbrudd og system nedleggelse. En server brudd er et problem for verten selskapet, men det også hindrer deg i å få tilgang til tjenesten du betaler for. Dersom selskapet skulle lukke, ville du ha en gyldighetsperiode for å få tilgang til filer eller et sekundært system de kan bli overført til? En plutselig nedleggelse uten disse funksjonene kan forlate deg uten filene dine.

Størrelse og Speed

Avhengig av hvilken type filer du bruker og antall brukere som bruker dokumentsystem, mengden av serverplass og hastigheten som du kan få tilgang til filene er akutt. Finn ut om den plassen du er i stand til å bruke er tilstrekkelig for din bruk. Noen tjenester er ubegrenset, mens noen har forskjellige nivåer av service på forskjellige priser. Sørg også for at hastighet er rask nok for deg å arbeide effektivt, med ekstra hastighet og båndbredde for flere brukere.

tilgjengelighet

Hvis mer enn én person skal bruke systemet på en gang, finne ut om systemet er tilgjengelig fra flere enn én datamaskin om gangen. Noen systemer støtter lagring av data fra flere brukere, samt spore endringer. Dette gjør at flere brukere å redigere et dokument uten å spare over hverandres arbeid, og på enkelte systemer, muligheten til å lagre flere versjoner automatisk, noe som gjør det enkelt å gå tilbake til en tidligere versjon av dokumentet når endringene ikke hadde det ønskede resultatet.