Hvordan å kondensere Quickbooks data
Quickbooks regnskap programmet inkluderer en "Forminsker data" verktøy som reduserer mengden plass data tar opp på et datasystem ved å fjerne alle fullførte, avstemte eller ryddet transaksjoner og erstatte dem med et enkelt bilagsregistrering for hele måneden. Selv om dette reduserer filstørrelsen, fjerner det også detaljer og revisjon informasjon, slik at bare en generell oppsummering av transaksjonen som skal redigeres.
Bruksanvisning
1 Sørg for at all data er gjennomgått og avstemt. Hvis en regning var kort betalt eller betalt for mye av noen få cent, avstemme konto til null, eller noen faktura påvirket av den lille feilen vil mislykkes i å kondensere med andre transaksjoner.
2 Gå til "Fil" -menyen, velg "Verktøy" og velg "Clean Up bedriftens data." Eldre versjoner av Quickbooks kan ha muligheten oppført under "Fil" -menyen som "arkiv og Forminsker data."
3 Klikk "OK" på advarselen om budsjettering data. Dette vil tillate deg å fortsette til "Clean Up selskapet data" veiviseren.
4 Angi startdato som du ønsker Quickbooks å bruke til å begynne kondense data. Klikk "Next".
5 Velg dataene du ønsker å inkludere i kondenserende prosessen ved enten legge til eller fjerne spesifikke sett av data fra kondens listen. Bare klikk på et element i listen og klikk "Fjern" for å slette det fra listen over elementer som skal kondenseres. Klikk "Next" når du har gjort dine valg.
6 Dobbeltsjekk kondenserende valg på sammendragssiden. Hvis alt er riktig, klikker du på "Start Opprydding nå" eller "Begynn Forminsker" for å starte kondenserende dataene. Klikk "OK" når meldingen å lage en sikkerhetskopi fil vises.
7 Bla til mappen der du vil at kondenserte filer for å spare. Quickbooks vil automatisk bruke samme mappe som den opprinnelige datafilen og vil velge en standardnavnet. Hvis dette navnet og plasseringen er akseptabelt, klikker du bare på "Lagre." Progress vil bli overvåket på skjermen, og en melding vil komme opp for å minne deg på navnet og plasseringen til filen når prosessen er fullført.