Hvordan å opprettholde Electronic & Hard Copy Arkiveringssystemer
Et arkivsystem er en metode for å organisere papirarbeid og dokumenter for lagring. Et skap eller boks holdes som inneholder papir versjoner av dokumenter, mens et elektronisk system holder data på en datamaskin. Denne informasjonen kan være e-post, eller skannet papirarbeid. Når systemet er satt opp er det viktig at det opprettholdes, slik at den forblir i rekkefølge med oppdatert informasjon med jevne mellomrom tilsatt. For å opprettholde systemet, må du lage en prosedyre for å bruke begge systemer.
Bruksanvisning
Utrykk Filing
1 Merk hver mappe, fil og skuff eller eske. Tittelen bør inkludere gjenstand for dokumentasjon, samt datoen papirene begynner kl. For eksempel "Kvitteringer juni 2010 - til stede" eller "Human Resources Folder februar 2008."
2 Opprette nye mapper, filer og skuffer eller bokser når du har en ny kategori av papirene for å lagre, eller når eldre mapper, filer og skuffer er fulle. Bruk fargekoding for å skille mellom år eller måneder.
3 Legg til nye dokumenter til den mest relevante mappen eller skuff. Putting dokumenter i mapper på måfå vil ødelegge arkivsystem, som vil informasjonen bli sett for seg på feil sted. Hvis systemet ordrer dokumenter alfabetisk, fortsette å bruke denne prosessen i stedet for å bytte til et annet format.
4 Fjern gamle, unødvendige dokumenter årlig. Mens du fortsetter å legge til filer, noen vil informasjon bli irrelevant og utdatert. Makulere det og frigjøre ekstra lagringsplass.
elektronisk innlevering
5 Lag mapper eller kataloger på datamaskinen. Konsolidere data på en jevnlig basis, så det ikke blir uorganisert. Å ha flere nettverksstasjoner eller flere mapper som inneholder tilsvarende opplysninger er ikke en effektiv måte å organisere dataene.
6 Sikkerhetskopi av data regelmessig. Bruk DVDer, til en USB-stasjon, en ekstern harddisk eller et eksternt selskap gjør dette. Dette beskytter data fra tap.
7 Sikre dataene ved å låse hver fil, gi tilgang til delegerte brukere eller legge inn et passord når du åpner en fil. Dette hindrer misbruk av data, bedrageri eller uautorisert tilgang. Pluss at du kan være sikker på at det bare er folk som vet hvordan systemet fungerer bruke det.
8 Skriv en prosedyre for bruk av elektronisk arkivsystem. Inkluder trinn-for-trinn-instruksjoner for hvordan du skal finne, referanse, kategorisere og arkivere data, slik at hver bruker opererer systemet på samme måte. Hold det oppdatert hvis du finjustere systemet for å hindre forvirring mellom brukere.
9 Gjennomgå arkivsystem hvert år. Sjekk at den fungerer godt - dette kan bli definert av hvor effektiv innlevering er, hvor lett det er å finne data, og hvordan organiserte det er. Også sletter uønskede filer og minimere elektronisk rot.
Hint
- Ha en gruppe trening dag for å forklare hvordan hver arkivsystem fungerer slik at den kan forvaltes og vedlikeholdes daglig.
- Be om tilbakemelding på hvordan å utvikle arkivsystem, så det er mer brukervennlig eller bedre organisert.