Hvordan Adresse en formell e-post

Vær forsiktig når du adresserer en formell e-post. Mens involvert i en telefonsamtale, kan du velge og vrake i det øyeblikket det du ønsker å si neste - og hvordan å svare på en korrespondent - e-postmeldinger sendes umiddelbart til den andre personen i fullstendig form. Formelle e-post krever klarhet, presisjon og eksepsjonell syntaks. Bygging riktige elektroniske postmeldinger presenterer et profesjonelt bilde og sikrer kommunikasjon er top-notch.

Bruksanvisning

1 Begynn e-post med en formell hilsen. Hils individuelle korrespondenter som "Mr." eller "Ms" - Men dobbeltsjekk på kjønn på korrespondent om de har en tvetydig navn. Avstå fra å kalle en kvinne "Miss" eller "fru", som disse attributtene har mer spesifikke konnotasjoner - verken som kan vise til abonnenten. Begynn en e-post med "Kjære Terry," for eksempel, hvis du er usikker på abonnentens sex. Adresse en samling av mennesker med "Kjære lagledere," for eksempel.

2 Opprett en forbindelse med korrespondent med en gang. Start selve e-posten ved å erklære hvem du er - om nødvendig - og hvordan du er kjent med korrespondent. Fortsett ved å ta opp hvorfor du kommuniserer med personen og hvorfor korrespondanse er viktig. Hold alle formelle e-post pekte og konsis. Forblir på tema til alle tider og vise feilfri grammatikk og syntaks.

3 Avslutt e-post med "Most hilsen", "hilsen", eller en annen underskrevet hilsen før du skriver navnet ditt. Ta med din kontaktinformasjon under navnet ditt - postadresse, direkte telefonnummer, faksnummer, e-postadresse og webadresse.

4 Dobbeltsjekk stavemåten for alle navnene og grammatikk før du sender e-posten. Lag en kort og punchy tittel for emnefeltet - og sikrer det gjelder direkte til innholdet i e-posten. "Dublin Park Prosjekt Update", for eksempel, er en sterk og enkel tittel som lar korrespondent kjenner innholdet knytter seg til informasjon på en bestemt venture.