Hvordan Adresse jeg konvolutter fra et regneark?

Mail Merge er et verktøy på Microsoft Word som lar deg opprette adresseetiketter eller å skrive ut direkte på konvolutter ved hjelp av et regneark du har opprettet. Utskriftsfletting er spesielt nyttig hvis du har en masse folk til å sende noe til. Når du er ferdig Utskriftsflettingsprosessen, ta en nærmere titt på hver av etikettene for å sørge for at det blir skrevet ut slik du vil ha det til. Noen tweaking kan være nødvendig for å få etikettene å se perfekt.

Disse instruksjonene er for bruk i Word 2003. Se tips for informasjon om Word 2007.

Bruksanvisning

1 Del regnearket til seks ulike kolonner for å sikre utskriftsfletting identifiserer riktig ulike deler av hver adresse. Fornavn, etternavn, adresse, by, stat og postnummer bør brukes som kolonneoverskriftene. Tilpass denne listen ved å legge til tittel (Dr., herr og fru, for eksempel) eller land hvis adresselisten inneholder elementer som ikke omfattes av disse seks overskrifter. Bruk Excel eller Microsoft Word til å lage regnearket. Bruk en tabell hvis du listen din adresser i Microsoft Word. Lagre dokumentet, slik at du kan bruke den som kildedata. Åpne et nytt Word-dokument og fortsette Utskriftsflettingsprosessen.

2 Skriv inn alle adressene i cellene som svarer til hver del av adressen. En rad skal inneholde kun én person adresse. Lagre dette dokumentet med et filnavn du enkelt kan finne på harddisken.

3 Åpne tekstbehandlingsprogram. Klikk Fil, Ny, Lagre som, og gi dokumentet et filnavn du vil huske.

4 Klikk Verktøy, fletting, Lag, konvolutter og etiketter. Klikk på Hent data, Åpne datakilde. Velg databasen du opprettet med adressene du vil bruke fra filkatalogen. Når listen over adresser dukker opp, fjerner du merket noen personer du ikke ønsker å lage en etikett til.

5 Velg type etikett du vil bruke i henhold til produsenten nummer eller etikett størrelse. Du kan også opprette en egendefinert etikett ved å velge dette alternativet fra denne skjermen.

6 Klikk "Legg til flettefelt." Et felt er kolonneoverskriftene som fornavn du har lagt til regnearket. Bruk mellomromstasten og Enter for å formatere den enkelte etiketten på skjermen. Et annet alternativ er å velge en av malene som vises på skjermen som inkluderer alle feltene fra databasen.

7 Klikk Flett til nytt dokument, All Records, Flett. Klikk Rediger, Velg alle for å velge alle etikettene. Endre tekststørrelse eller farge hvis du ikke liker måten de ser. Ta en titt på etikettene ved å gå til Fil, forhåndsvisning til å se på første side av etiketter. Trykk Page Down på tastaturet for å se på alle sidene.

8 Sørg for at formateringen av hver etikett passer teksten. Etiketter noen ganger har cut-off tekst på dem. Endre skriftstørrelsen eller tekstjustering på individuelle etiketter hvis du har noen problemer.

Hint

• Kjøp adresseetiketter som passer dine konvolutter. Bruk av etiketter tar mindre tid enn utskrift på enkelte konvolutter. Men hvis du ønsker å skrive ut direkte på konvolutter, full utskriftsflettingsprosessen som ovenfor. Velg Verktøy, konvolutter. Følg veiviseren ber å velge størrelsen på konvolutten du vil skrive ut på. Sett inn en returadresse hvis du ønsker å inkludere en på konvoluttene. Bruk veiviseren forhåndsvisning verktøy for å sikre at du liker måten adressene vil skrive ut på konvoluttene. Pass på at du legger konvolutter riktig i skriveren før du begynner å skrive.
• Hvis du bruker Microsoft Word 2007, følger den samme grunnleggende prosessen for Word 2003. Velg utsendelser, Start utskriftsfletting, etiketter til å begynne utskriftsfletting i stedet for å gå til Verktøy som du ville gjort med Word 2003.
• Andre tekstbehandling programmer har etiketten og konvolutt funksjoner som ligner på Microsoft Word.