Hvordan Apologize for en ubesvart e-post
Så mye som vi prøver å holde på toppen av våre e-innbokser, noen ganger vi ikke svare på en melding så raskt som vi ønsker å - i løpet av 24 timer er en allment akseptert standard - eller vi rett og slett ikke se det fordi det var så mange andre e-poster for å bla gjennom. Ikke svarer på en melding kan føre til spenninger og dårlige følelser i bransjer, spesielt salg og publisering der tidsfrister er avgjørende og rask behandlingstid er viktig. Det er mer profesjonelle til å be om unnskyldning til den fornærmede part enn å unngå å erkjenne feilen.
Bruksanvisning
1 Send dine angrer så snart som mulig. Avsenderen kan allerede være irritert over at han ikke har fått svar fra deg, og jo lenger du sette av erkjennelsen av at du gikk glipp av hans budskap, jo mer sint han kan få. Dette er spesielt viktig hvis den opprinnelige e-posten inneholdt avgjørende eller tidssensitiv informasjon, og at du ikke har lest den har forårsaket negative konsekvenser.
2 Skriv unnskyldning som et svar på den opprinnelige tapte e-post. I stedet for å forlate avsenderen lurer på om meldingen har gått tapt eller hvis du ignorerer det, svarer direkte til tapte e-post viser at du faktisk har mottatt den. Les e-posten grundig før du svarer det.
3 Beklager oppriktig og forklar hvorfor du gikk glipp av e-post. Ta ansvar for feilen, hvis det er nødvendig. Et tilstrekkelig setningen kunne lese, "Hello Mary. Jeg er veldig lei for at jeg ikke kommer tilbake til deg tidligere angående din forespørsel om eiendomsdokumenter. Jeg uhell slettet den ved rengjøring innboksen min." Hold dine kommentarer kort. En forseggjort unnskyldning, eller gjenta hvor lei du er, er ikke nødvendig.
4 Informer avsenderen at du umiddelbart vil oppfylle hva forespørselen ble gjort av dere i den opprinnelige meldingen, og at du vil følge opp med dem om nødvendig. Sa: "Jeg videresendt dokumentene du sendte meg til min veileder i morges, og jeg vil gi deg beskjed i ettermiddag om han har anmeldt dem" forsikrer mottakeren at du arbeider for å rette på situasjonen.
5 Forbli rolig og profesjonell. Hvis du føler deg flau at mangler den opprinnelige e-posten forårsaket problemer på jobb eller i ditt forhold til mottakeren, ikke dekker dine følelser ved å lage vitser eller ved å prøve å avlede avsenderens sinne med en kommentar som "Jeg ser ingen grunn til å være opprørt over dette. "
6 Lukke meldingen med en annen uttalelse som formidler din anger og at du vil gjøre en innsats for ikke å gjenta feil i fremtiden. En enkel linje som "Nok en gang, beklager jeg eventuelle ulemper dette har medført," vil være nok.
Hint
- Hvis mangler e-posten er som forårsaker slike alvorlige konsekvenser som en klient truer med å trekke tilbake sin virksomhet eller avsenderen ringe din overordnede til å klage, nå ut til den fornærmede part på telefon for å diskutere saken. Situasjoner som dette garanterer personlig samtale for å vise at ingen forbrytelse var ment fra din side.