Hvordan automatisk legge forhåndsdefinerte verdier for Microsoft Access-tabell feltet

Gir et utvalg av forhåndsdefinerte verdier for et felt er nyttig når verdier sjelden endres. For eksempel i et Salutations kolonnen, kan du legge inn forhåndsdefinerte verdier av Mr., Mrs., MS, Dr., etc. Når du skriver inn data, blir brukeren presentert med en liste over valg, og trenger bare å klikke på en til bli brukt. Du kan lage et felt med forhåndsdefinerte verdier enten i utformingsvisning eller dataarkvisning. Disse instruksjonene gjelder for Microsoft Access 97.

Bruksanvisning

Legge forhåndsdefinerte verdier i design Vis

1 Åpne tabellen i utformingsvisning.

2 Opprett en ny rad i det stedet der du vil at feltet skal skje. Hvis du ønsker å sette feltet i enden av radene, klikker du i den første tomme raden.

3 Gi den nye felt.

4 Klikk i kolonnen Datatype. En liten pil vises på høyre hjørne.

5 Klikk i høyre hjørne for å få en meny med valg.

6 Klikk i Oppslagsveiviser. Oppslagsveiviser vises.

7 Klikk alternativet som indikerer at du ønsker å skrive inn verdier.

8 Klikk på Neste. Følg instruksjonene som veiviseren gir. Klikk på Fullfør.

9 Lagre tabellen.

10 Når du ser på tabellen i dataarkvisning, vil du nå se at feltet viser en liten pil når du klikker på den. Ved å klikke på pilen gir deg en liste over valg basert på verdiene du har angitt.

Legge forhåndsdefinerte verdier i dataarkvisning Vis

11 Åpne tabellen i dataarkvisning.

12 Klikk i kolonnen til høyre for der du vil sette inn feltet.

1. 3 Fra Sett inn-menyen, klikk på Lookup kolonne.

14 Oppslagsveiviser vises.

15 Følg de samme trinnene med Oppslagsveiviser som du gjorde ovenfor.

16 Lagre tabellen.

Hint

• Når du oppretter en fast verdi listen, vil MS Access kopiere disse definisjonene til noen form du oppretter etterpå (skjemaene er grensesnitt du kan opprette for å forenkle dataregistrering). Men hvis du oppretter et skjema, og senere endre verdiene i verdilisten, de nye verdiene vil ikke dukke opp i form.