Hvordan bruke auto i Outlook 2007

Outlook 2007 er ikke bare en e-postklient - du faktisk kan bruke den til å varsle ansatte om møter. Organisere en ansatt møte kan være vanskelig hvis de personene du ønsker på møtet ha motstridende tidsplaner. Med Outlook 2007 er "auto" alternativet, kan du la Outlook 2007 finner et tidspunkt som passer best med alle ansatte. Spør folk du har tenkt å møtes for å fortelle deg når de er gratis og når de er opptatt. Inngang til ledig / opptatt data i Outlook 2007 og bruke "auto" for å finne den beste tilgjengelige møtetidspunktet.

Bruksanvisning

1 Legg dine ansattes navn, e-post og annen nødvendig informasjon (for eksempel sine tidsplaner) i adresseboken fra Outlook 2007. For å legge til personer i Outlook 2007, åpne en ny Outlook 2007 vinduet og trykk "Control", "Shift" og "C" på samme tid. Dette vil åpne den nye kontakten vinduet. Angi den nødvendige informasjonen i de aktuelle feltene.

2 Planlegge et nytt møte. I en ny Outlook 2007-vinduet, klikk på "File" -menyen og velg "New". Klikk på "møteinnkallelse."

3 Skriv inn beskrivelse av møtet i "Emne" boksen og inkluderer plasseringen i "Location" -boksen.

4 Klikk på "Møte" -kategorien og velg "Planleggingsassistent». Dette vil åpne et nytt vindu som vil hjelpe deg å finne den beste tiden for møtet.

5 Klikk på "Legg annet" og velg "Legg til fra adresseboken" for å legge til folk som trenger å delta på møtet. Velg navnene på hver person som skal delta på møtet.

6 Klikk på "Alternativer" -kategorien ved siden av "Legg annet" -kategorien. En meny vil falle ned. Velg "auto."

7 Velg "Alle personer og ressurser" og velg "OK". Outlook 2007 vil vurdere ansattes tidsplaner (fra informasjonen du har oppgitt når du har lagt dem i første trinn) og finne det beste tidspunktet for møtet.