Hvordan bruke en database

En database kan være et fantastisk verktøy for å hjelpe deg med å organisere omtrent alle typer informasjon som kan organiseres. De fleste database manualer bruke et arkivskap henvisning for å lære folk konsepter og detaljene bak databasen. På sitt hjerte, er databasen ikke noe mer enn en samling av informasjon som er lagret på en måte som du kan lagre og hente på en meningsfull måte.

Bruksanvisning

1 Åpne en ny tom database. Når du åpner en database, sjekk for å være sikker på at en tabell er opprettet for deg. De fleste databaseprogrammer vil starte en ny tabell for deg, men noen vil kreve at du bygge en ny tabell.

2 Lagre data i tabellen. Du kan bare begynne å skrive dine data. For å sørge for at dataene er fornuftig og vil arbeide gjennom resten av databasen, prøv å organisere dataene slik at hver rad, eller posten inneholder informasjon om én ting. For eksempel, hvis dataene handler om mennesker, sette inn data om en person på hver rad. Hvis dataene er om datamaskiner, legge inn informasjon om en datamaskin på hver rad.

3 Opprett en ny form. Skjemaer brukes til å hjelpe deg å sette inn data i en database. Når du skriver inn data i et skjema, er du faktisk å sette data i tabellene som er bak dem. Når du oppretter et skjema, og tabellen er fortsatt åpen, vil de fleste databaser automatisk lage en form som passer til bordet du nettopp opprettet. At skjemaet vil gjøre det enklere for deg og andre å legge inn data inn i tabellen. Du kan redigere skjemaet til å inkludere bedre beskrivelser av data som skal legges inn.

4 Opprett en ny spørring. I mange databaseprogrammer, vil det være en veiviser som du kan bruke. Svar på spørsmålene i spørre veiviseren for å bestemme hvilke data du vil vise, og hvordan du vil ha det vises. En spørring brukes for å stille et spørsmål av dataene i databasen og gi deg et svar. Spørringer er svært nyttig når du har mye data eller komplekse data.

5 Lag en rapport. Igjen, vil de fleste databaser har en veiviser som vil hjelpe deg å lage rapporten. Veiviseren vil be deg om å svare på en rekke spørsmål om dataene du vil vise, hvordan du vil at den skal vises, og hvordan du vil at dataene sortert. Du kan lage en rapport basert på en tabell eller en spørring. Rapporter er nyttig når du ønsker å skrive ut data fra databasen.

6 Fortsett å legge til data. Bruk flere tabeller for å legge til mer data om andre typer informasjon. Som en grunnregel bør du bruke en tabell for å beskrive et sett av ting. Hver post, eller rad, i tabellen inneholder all informasjon om en av de tingene. Ved hjelp av spørringer, rapporter og skjemaer du kan legge inn dine data, se data og skrive ut data.

Hint

• Du kan ha ulike spørringer og ulike rapporter for en tabell.