Hvordan bruke en distribusjonsliste for å sende personlige e-post fra Microsoft Outlook

Sende den samme e-postmelding til mer enn én av Microsoft Outlook-kontakter gjøres ved å velge dem enkeltvis eller angi en Outlook-kontaktliste som målet for meldingen. Meldingen må være generisk og ikke-personlig fordi det er ment for en rekke mennesker. Utskriftsflettingen innretning bygget i Outlook kan du tilpasse hver e-post for mottakeren, herunder mottakerens navn eller andre data i meldingen. Dessverre gjør utskriftsflettingsprosessen ikke fungerer med kontaktlister som krever en tredjeparts verktøy for å forenkle.

Bruksanvisning

1 Velg kontaktene du ønsker å ta opp e-postmeldingen fra den "Kontakter" -mappen. Du kan velge flere mottakere ved å holde nede "Ctrl" -tasten mens du klikker på hver kontakt.

2 Klikk på "Utskriftsfletting" -ikonet på båndet menyen. Dialogboksen utskriftsflettingen Kontakter vises, og du kan bruke disse alternativene til å konfigurere levering av e-postmeldinger. Velg "Kun utvalgte kontakter" -knappen, sett "Dokument type" drop-down menyen til "Form Letters" og sette "Merge til:" ". E-post" drop-down til Legg inn en tittel på meldingen i "Message emnefeltet:" tekstboksen. Klikk "OK" for å lukke dialogboksen.

3 Komponer teksten i e-postmeldingen i Microsoft Word-dokument eller en ny melding som vises. Dokumentet form (Word eller e-post) er avhengig av hvordan du har konfigurert systemet. Du ønsker kanskje å tilpasse meldingen ved å legge en hilsen tråd med mottakerens navn. Klikk på "Hilsen line" -ikonet på båndet. I "Insert Hilsen Line" dialogboksen, angi innstillinger for hvordan du vil at hilsenen linjen skal vises, og klikk "OK."

4 Klikk på "Finish & Merge" -ikonet på båndet, og velg "Send e-postmeldinger" fra rullegardinmenyen. Klikk "OK" i "Slå sammen til e-post" dialog for å sende meldingen til mottakerne.