Hvordan bruke en eksisterende liste for etiketter i Word

Microsoft Word bruker utskriftsfletting til å lage ulike typer dokumenter fra eksisterende lister. Dokumentet kan være katalog av kontinuerlig informasjon, brev, konvolutter eller etiketter. Hvis du har en eksisterende liste fra et regnearkprogram, database eller et annet Word-dokument, kan du bruke den til å generere etikettene du trenger. Listen må være i riktig format (i en tabell eller regneark format) for Microsoft Word til å bruke den innen en utskriftsfletting.

Bruksanvisning

1 Åpne listen du vil bruke for etiketter. Plasser data i en tabell hvis det ikke er i en allerede. Sørg for at hver post, for eksempel en persons navn og adresse, er i en egen celle. Sett inn en rad over den første raden i tabellen og skriv inn en kolonneoverskrift, for eksempel "Navn" eller "Adresse".

2 Lagre listen hvis du har oppdatert den og lukke den.

3 Opprett et nytt dokument i Microsoft Word.

4 Klikk på "masseutsendelser" fanen på båndet og velg "Start utskriftsfletting." Klikk på "Step by Step Mail Merge Wizard" alternativ fra listen for å åpne oppgaveruten Utskriftsfletting til høyre.

5 Gå til oppgaveruten, og velg "Etiketter" som dokumenttypen du vil opprette. Klikk "Next: Oppstartsdokument" fra bunnen av oppgaveruten.

6 Velg "Bruk gjeldende dokument" og klikk "Merk alternativer." Den "Merk Options" dialogboksen vises. Velg type etikett du ønsker å lage fra listen over alternativer, og klikk "OK" for å lukke dialogboksen. Velg "Neste: Velg mottakere" fra bunnen av oppgaveruten.

7 Gå til "Velg mottakere" -delen og velg "Bruk en eksisterende liste." Klikk på "Browse" fra "Bruk en eksisterende liste." Dobbeltklikk den eksisterende listen i "Velg datakilde" dialogboksen for å bruke den. Word åpner "Mottakere for utskriftsfletting" dialogboksen. Klikk "OK" for å godta alle oppføringene. Velg "Neste: Ordne etikettene" fra bunnen av oppgaveruten.

8 Klikk på "Flere elementer" fra "Ordne etikettene" for å åpne "Sett inn flettefelt" i dialogboksen. Dobbeltklikk feltene du vil legge til fra den eksisterende listen på etiketten. De blir lagt til siden din. Lukk dialogboksen.

9 Plasser markøren i den første cellen på siden din for å organisere hvert felt slik du vil at det skal se ut. For å legge til et mellomrom mellom en persons fornavn og etternavn, plasserer du markøren mellom feltene for fornavn og etternavn og trykke på mellomromstasten. Å plassere en person adresse på en annen linje, plasserer du markøren like før adressefeltet og trykk "Enter".

10 Gå tilbake til oppgaveruten, og klikk på "Oppdater alle etiketter" -knappen fra "Repliker etiketter" -delen. Klikk "Next: Forhåndsvis etikettene" fra bunnen av oppgaveruten.

11 Klikk "Next: Fullfør flettingen" fra bunnen av listen og velg "Rediger individuelle etiketter."

12 Velg "All" i "Slå sammen til nytt dokument" dialogboksen og klikk "OK" for å lage etiketter og legge dem til Word.