Hvordan bruke en Open Office Base

Openoffice Base er en database management program inkludert i Openoffice programvarepakke. Ligner på design til Microsoft Access, er Openoffice Base egnet til å skape personlige og forretnings databaser, for eksempel en oppskrift eller kundedatabase. Når du har opprettet en grunnleggende Openoffice database, kan du bruke en Openoffice Base database for å skrive spørringer som gjør det mulig å analysere databaseinformasjon, og deretter lage rapporter å vise databaseinformasjon. Openoffice Base gir både en design Vis skjerm og veivisere som lar deg enten samle informasjon selv eller la Openoffice Base samle informasjon for deg.

Bruksanvisning

Lag spørringer

1 Åpne Openoffice Base database der du vil opprette en spørring. En spørring er i utgangspunktet et spørsmål du vil at databasen for å svare på, for eksempel "Hvor er mine kunder plassert?" Velg "søk" fra "Database" listen på venstre side av skjermen for å åpne "Lag spørring" alternativskjermen.

2 Åpne "Query Design" vinduet ved å velge "Lag spørring i utformingsvisning" fra listen i "Oppgaver" i alternativskjermen. Den "Query Design" vinduet viser tabellene i databasen og lar deg velge hvilke tabeller for å basere søket på. For eksempel i en firmadatabase, kan tabeller omfatte kunder, salgsrepresentant, produkter, bestillinger og ordredetaljer.

3 Velg en tabell eller tabeller, og deretter legge til felt for å definere spørringen. For eksempel, hvis du ønsker å skrive en enkel spørring som viser en liste over kunder på postnummer, velg "Kunden" tabellen ved å klikke på tabellnavnet og deretter klikke på "Legg til" knappen.

4 Velg tabellfelt for å inkludere i søket. Starter med data kolonnen på venstre side av skjermen, velger du det aktuelle feltet fra det bordet i "Field" drop-down listen. Bruker eksempelet ovenfor, kan du legge til følgende fra Kunden tabellen: Kunde-ID, Etternavn Fornavn og postnummer. Spar Query ved å gi den et navn, for eksempel "Kunde Steder," og klikke "Lagre".

5 Sorter søkeresultatene ved å åpne "Sort" drop-down boks for feltet du vil sortere etter, for eksempel postnummer og deretter velge enten "stigende" eller synkende ", avhengig av om du ønsker å sortere postnummer fra laveste til høyeste (54301, 54302, 54313), eller høyeste til laveste (54313, 54302, 54301).

Lag Reports

6 Velg "Rapporter" fra "Database" listen til venstre side av skjermen, og velg deretter "Bruk veiviseren for å opprette Report" for å åpne "Report Wizard" vinduet. Velg tabellen eller spørringen du vil basere rapporten på. For eksempel, for å lage en rapport med du opprettet tidligere, velger du "Query. Kunde Locations"

7 Velg feltene som skal inkluderes i rapporten. Velge enkeltfelt ved å klikke på feltet, og deretter trykke på én høyre-pil (>) eller velg alle felt ved å trykke med høyre pil (>>). I dette eksemplet trykker den doble pilen for å inkludere alle feltene i søket.

8 Velg den rekkefølgen du ønsker felt skal vises i rapporten ved å velge et felt og deretter trykke pil opp eller ned for å flytte den til en annen plassering. For eksempel, hvis rapporten orden viser Kunden fornavn før etternavn, velg "Last Name", og trykk pil opp en gang for å endre navnet orden.

9 Sorter Rapport resultater ved å åpne "Sorter etter" dropdown boksen og velge det feltet du vil sortere etter, for eksempel postnummer og deretter velge enten "stigende" eller synkende. "

10 Velg en rapport layout fra listen over tilgjengelige alternativer, skriv inn et navn for rapporten, velger du "Opprett rapport nå" -knappen, og klikk "Finish" for å lage og vise rapporten. Klikk "Lagre" for å lagre rapporten til Openoffice Base database.

Hint

• En annen måte å legge til tabellfelt til en spørring er å velge feltet fra tabellene vises over Design Window skjermen og dra det til riktig sted.
• Bruke veiviseren for å lage spørringer og rapporter gjør prosessen enklere, spesielt hvis du bruker mer enn én tabell.
• Husk å velge "Lagre" hvis du ønsker å lagre spørringen eller rapport for visning senere.