Hvordan bruke Excel for bokføring

Hvordan bruke Excel for bokføring


Microsoft Excel er et program som gjør det mulig for brukeren å opprette egendefinerte regneark. At design og bruk av regneark kan skreddersys til brukerens behov gjør det et nyttig program for å holde styr på enkle bokføring oppgaver. For eksempel kan brukeren registrere innbetalinger i ett regneark, kontantutbetalinger i en annen og en oppsummering av inn- og utbetalinger i en tredje. Månedlig bankavstemninger, et must for enhver bedrift, kan også være formatert. De økonomiske og statistiske funksjoner i Excel tillate analyse som skal utføres i regnearket.

Bruksanvisning

1 Sett opp innbetalinger og utbetalinger regneark. Nødvendig informasjon vil inneholde dato, mottatt fra eller betalt til, mengden av transaksjonen, en beskrivelse av de tjenester som mottas eller betales for og en skatt klassifisering. Regnearket skal inneholde summene for de beløp mottatt og samlet inn.

2 Lag et regneark for månedlige bankavstemninger. Når formatet tilpasses virksomhetens behov, vil data for bankavstemming tar minimal tid. Bankavstemminger kan kreves av bedriftseieren og revisor til å bekrefte kontanter på hånden på en bestemt dato annet enn måneden er omme. Opprette en bankavstemming regneark vil tillate regnskapsfører til raskt å utføre bankavstemminger til enhver datoen.

3 Analysere informasjonen du samlet i regneark. Ved hjelp av sorteringsfunksjonen, ordne dataene etter dato, betalingsmottaker, beskrivelse eller skatt klassifisering. Skatten klassifiseringen vil være spesielt nyttig når det gjelder tid til å forberede inntekt, lønn eller salg selvangivelse. Bruk formler i Excel for å beregne gjennomsnitt, median, minimum og maksimum for beløp betalt eller mottatt. Disse beregningene kan gjøre bedriften mer lønnsom. Du kan trimme utgifter i kategorier hvor du bruker mer enn du trenger eller øke salget hvis du ser en trend.

4 Lag en mal for regnskapet, dvs: balanse, proft regnskap og kontantstrømoppstilling. Hvis bedriften ikke rutinemessig krever regnskapet, sette opp en mal er fortsatt en god idé. Det vil bli sørge for at du er klar til å utarbeide årsregnskap når behovet oppstår.

5 Søk på Internett for å finne bokføringsmaler som allerede er opprettet. Se Resources for en link til innbetalinger, kundefordringer, leverandørgjeld, resultatregnskap og bankavstemming regneark.

Hint

  • Mens Excel er nyttig for en liten eller oppstart selskap, skal en bokføring program når Excel ikke kan gi alle rapporteringsfunksjoner virksomheten krever. Bruk av importfunksjonen i Quicken å importere transaksjoner fra Excel, slik at du ikke mister opprinnelige dataene.