Hvordan bruke Excel for bursdager

Microsoft Excel gir brukerne muligheten til å lage påminnelser for bestemte datoer. Denne funksjonen gjør det til et effektivt verktøy for å holde oversikt over viktige datoer som bursdager. Når regnearket er opprettet, kan du sortere informasjonen etter dato og bruke betinget formatering slik at kommende bursdager vil automatisk bli markert.

Bruksanvisning

Ordne regnearket

1 Lag en serie kolonner i Excel for den informasjonen du trenger for å spore. Potensielle kolonneoverskriftene inkluderer fornavn, etternavn, adresse og fødselsdato. Gjør disse overskriftene dristig å sette dem fra resten av regnearket.

2 Skriv inn navn, fødselsdager og andre opplysninger til regnearket under tilsvarende kolonner. Oppgi datoene i et format som Excel forstår. Du kan få tilgang til alternativene format ved å høyreklikke på cellen som inneholder en dato. Når cellen er formatert riktig, kan du kopiere og lime den inn i resten av kolonnen. Dette vil eliminere behovet for å formatere datoene igjen.

3 Bruk "Sort" -funksjonen i "Data" -menyen i Excel til å sortere dataene etter dato. Dette vil omorganisere data på regnearket slik at bursdager er oppført i kronologisk rekkefølge. Du kan velge å sortere dataene i stigende eller synkende rekkefølge. For data oppført fra januar til desember velge stigende rekkefølge.

Påfør Betingede formater

4 Lag et betinget format slik at bare bursdager skjer i neste uke eller måned er markert på regnearket. Du får tilgang til betinget formatering verktøy i Excel 2010, gå til "Style" -menyen under "Home" -kategorien av Excel.

5 Klikk på "Marker Cells Rules" og "Manage Rules" fra menyen Betinget formatering. Velg alternativet for å opprette en ny regel.

6 Bruke regelen på hele Excel-regneark ved å sjekke celleområdet valgt i "Manage Rules" -delen.

7 Klikk på "Formater bare celler som inneholder" som regeltype og velg alternativet for å formatere etter dato.

8 Klikk for å velge de "Datoer Forekomst" og deretter velge formatering-regel du ønsker å gjennomføre, slik som fremhever datoer som forekommer i neste uke eller denne måneden.

9 Klikk på "OK" -knappen for å lagre endringene og bruke det betingede formatet til regnearket.