Hvordan bruke Excel for Daycare Oppmøte

Hvis du har en barnehage eller annen barnepass anlegget, er det viktig å spore deltakelse av alle barn som er i dag tatt. Verktøyene i Microsoft Excel gjør det relativt enkelt for lærere og skoleledere for å spore barnas deltakelse - enten du ønsker å spore den av uke, måned eller år. Avhengig av hvordan du ønsker å vise regnearkdata, kan du lage grafer og diagrammer for å representere fremmøte eller fravær av hvert barn i barnehage-anlegget.

Bruksanvisning

Opprette Mal

1 Åpne en ny Excel-arbeidsbok med 13 regneark. Du kan legge til regneark ved å klikke på fanene nederst på siden. Hver enkelt regneark bør representere en måned, med det endelige regnearket brukt for år-til-dato tabuleringer.

2 Slå sammen celler fra C1 til AI1. Skriv inn navnet på måneden, etterfulgt av året i den sammenslåtte cellen. Sentrer tekst, øke skriftstørrelsen og fet skrift for å gjøre vei synlig. Legg farge eller andre designelementer som passer til dine preferanser.

3 Skriv overskriften "etternavn" i A2-feltet og "Fornavn" i B2-feltet. Gjør teksten skiller seg ut ved å gjøre skriften fet og øke tekststørrelsen.

4 Legg til en siste kolonnen i enden på cellen AJ1 for automatisk å tabulere antallet fravær for måneden. Denne kolonnen vil bruke betinget formatering for å finne ut hvor mange dager hvert barn har vært borte.

5 Sett datoene i måneden i kolonnene mellom C2 og AI2. Påfør skyggelegging til ferier og helger når du ikke vil være å ta møteprotokoller.

6 Skriv hvert barns første og siste navn i radene under de tilsvarende kolonnehodene. Sortere informasjonen ved etternavn, klasse, eller en kombinasjon av de to.

7 Kopier og lim inn denne malen til alle 12 regneark. Du må likevel å tilpasse informasjonen på hvert regneark men ved å endre overskriften til riktig måned og oppdatere datoer for å representere riktig antall dager i måneden.

8 Lag en kode for å fylle ut publikumsrekord. Kanskje, "P" for nåværende og "A" for fraværende.

9 Sett inn en formel i måneden-to-date kolonne for å automatisk tabulere hvor mange fravær hvert barn har per måned. Hvis du bruker "A" for fraværende, formelen for det første barnet er: ANTALL.HVIS ($ C3: $ CAI3, "A"). Det blandede celle formel kan deretter kopieres og limes til hver rad i kolonnen.

Formelen ovenfor forutsetter at C3 er den første oppføringen i måneden for det første barnet er oppført på regnearket. Endre formelen som er nødvendig slik at de valgte feltene omfatter hele datointervall for måneden.

10 Kopier formlene i hver av de 12 regneark. Dobbeltsjekk formlene for å sikre at de er riktige.

11 Kopier og lim inn den første og siste navnene på barna i det siste regnearket hvis du ønsker å tabulere antall fravær i løpet av året. Pass på at du inkluderer passende overskrifter, etter behov.

Tabulerer hittil i år Sum

12 Lag en formel for å tabulere antall fravær for hvert barn på barnehage-anlegget. For å lage formelen, skriv "= sum (" i år-til-dato felt for første barn på listen.

1. 3 Klikk på det første regnearket, og klikk på den månedlige summen for det første barnet på listen.

14 Hold nede Skift-tasten på tastaturet og klikk på den siste månedens regneark. Klikk på den månedlige summen for det første barnet på listen og trykker ENTER. Formelen vil se noe sånt som "= sum (" Januar: Desember '! AI3). "

15 Kopier og forbi formel i år-til-dato kolonne for hvert barn på listen.

Hint

• For å kopiere og lime formlene riktig, må alle navnene være i nøyaktig samme rekkefølge. Hvis du trenger å legge til navn i løpet av året på kontoen for innkommende studenter, må du justere formler, etter behov.