Hvordan bruke Excel for kontoer

Du kan bruke Excel til å spore informasjon for kontoer. Hvis du kjører en liten bedrift og trenger bare å holde styr på enkle regnskap, deretter Excel kan møte dine regnskap behov. Du kan sette opp et regneark i Excel som inneholder informasjon for en konto i hver rad.

Bruksanvisning

1 Identifiser data som du ønsker å spore for kontoene dine. Før du kan sette opp et regneark for å spore kontoer, må du vite hva slags informasjon du vil spore.

2 Bruk Rad 1 som overskrifter for hvert element som du har tenkt å spore for hver konto. For eksempel inkluderer kontonavn, fakturadato, fakturabeløp og andre overskrifter over Row 1.

3 Format Row 1. Endre formateringen av Rad 1 å skille overskrifter fra kontoopplysninger. For å gjøre dette, klikker nummer én ved rad 1, som fremhever hele raden. Legg inn formatering, for eksempel fet, sentrum og en grå bakgrunn.

4 Fryse overskriften rad. Bruk fryse ruten funksjonen slik at overskriftene vil alltid vises øverst i kontoinformasjonen. I Excel 2007 klikker på nummer to ved siden Row 2 for å markere den første raden under overskriftene. Klikk kategorien Vis. Klikk Frys og deretter Freeze Top Row. I Excel 2003 klikker du på nummer to ved siden Row 2 for å markere den første raden under overskriftene. Fra menylinjen, klikk på Vindu> Frys ruter.

5 Skriv inn dataene for hver konto. Bruk en rad for hver konto, taste inn informasjon for å matche kursinformasjon.

6 Sett opp formler. For eksempel, hvis du ønsker å spore hvor mye penger en kunde skylder deg, sette opp en formel for å beregne dette beløpet for deg. Se neste avsnitt for instruksjoner om hvordan du gjør dette.

Hvordan sette opp formler for å spore kontoer

7 Bestem hva formler du ønsker å sette opp. For eksempel, hvis du ønsker å holde oversikt over hvor mye penger er skyldte på en konto, kan du sette opp en formel for Excel å gjøre regne for deg.

8 Velge en kolonne for å spore mengden av det faktura sendes til en kunde. For dette eksempelet, skriv det skyldige i celle C2 beløp.

9 Velg en kolonne for å spore hvor mye mottatt fra kunden. For dette eksempelet angir mottatt beløp i celle D2.

10 Velg en kolonne for å vise hvor mye som kunden fortsatt skylder. For dette eksempelet, klikk på celle E2.

11 Skriv inn formelen for å beregne beløpet. I dette eksemplet, type "= C2-D2"; deretter trykker du på Enter. Hvis du endrer variablene i cellene C2 og D2, vil Excel automatisk beregne beløpet med den oppdaterte informasjonen.

12 Kopier formelen for alle kontoer. Hvis du klikker på celle E2 og dra musen nedover kolonnen, da denne formelen vil bli brukt i den kolonnen for alle kontoer.

1. 3 Formater cellene for å vise valuta. For å gjøre dette, markere cellene, høyreklikk, velg Formater celler, klikker du på kategorien Tall, klikk Valuta og klikk deretter OK.

Hvordan sette opp en Global View of Accounts

14 Ser verdien av å ha et globalt perspektiv på statusen til kontoene dine. Du kan sette opp Excel for å vise deg hvor mye penger du skylder til deg fra alle kontoer. Excel vil gjøre jobben for deg slik at du ikke trenger å beregne denne informasjonen selv.

15 Klikk på Ark2 nederst i regnearket. Dette vil aktivere et annet ark i arbeidsboken.

16 Skriv inn den globale informasjonen du ønsker å spore. Bruk en celle i kolonne A for hver bit av informasjon du ønsker å spore for alle kontoer.

17 I kolonne B, sette opp en formel for den informasjonen du sporer som tilsvarer kolonne A. For å bruke eksempelet ovenfor, kan du spore mengden av alle fakturaer som sendes til alle kunder ved å skrive "= SUM (Ark1! C: C) "og deretter trykke ENTER. Beløpet fortsatt grunn fra alle kunder i eksempelet ovenfor vil vise ved å skrive "= SUM (Ark1 E: E)" og deretter trykke Enter.

18 Formater cellene for å vise valuta. For å gjøre dette, markere cellene, høyreklikk, velg Formater celler, klikker du på kategorien Tall, klikk Valuta og klikk deretter OK.

Hint

• Hvis du ikke er kjent med Excel formler, vurdere å ta en grunnleggende Excel klasse eller kjøpe en bok om Excel til å lede deg gjennom prosessen med å definere formler i Excel.
• Mens Excel kan være nyttig i å spore et lite antall kontoer for små bedrifter, er det ingen erstatning for business software. Hvis et Excel-regneark ikke kan møte dine behov for sporing kontoer vurdere å laste ned en gratis versjon av Quickbooks å spore dine kontoer.