Hvordan bruke Excel som et verktøy for å analysere data for en organisasjon

Microsoft Excel er et dataprogram for å gå inn og analysere data i et regneark format. Dette betyr at informasjonen er skrevet inn en brikke om gangen til en side atskilt av kolonner og rader. Du kan legge inn alle typer data, og deretter bruke funksjoner innebygd i programmet til å analysere den. Hvis du trenger å bruke Excel som et verktøy for å analysere data for en organisasjon, bør du først sørge for at dataene er riktig skrevet, og deretter lære noen grunnleggende teknikker for å filtrere og skape "delsummer" innenfor disse dataene.

Bruksanvisning

Lag tabeller

1 Skriv inn kolonneoverskriftene over rad 1 av Excel. Disse merke hvilken type innhold du vil inn i regnearket. For eksempel, hvis organisasjonen ønsker å analysere sine bestillinger, kan du ha kolonner som "Produktnavn", "Order Date", "Antall", "Salgspris" eller andre lignende overskrifter.

2 Skriv inn data under hver kolonne, og starter med Row 2. Ikke hopp rader eller la være tomme oppføringer.

3 Velg hele tabellen med musen.

4 Klikk på "Table" -knappen på "Tabeller" gruppe "Sett inn" fanen øverst i Excel-verktøylinjen. Dette vil slå regnearket til et Excel-database, som åpner opp analytiske egenskaper.

Autofilter

5 Klikk på pilen ved siden av noen header celle i rad 1 for å starte Auto prosessen. Autofilter boksen dukker opp. Dette er en enkel funksjon av Excel-tabeller som letter dataanalyse.

6 Velg fra Auto boksen kolonne oppføringer som du ønsker å inkludere i analysen. For eksempel kan du utføre analysen på bare én type produkt ved å utelukke alle andre i denne kolonnen.

7 Klikk på "Number Filter" for å automatisk analysere tall i denne kolonnen og bruke et filter. For eksempel kan du velge "Topp 10" for å få Excel automatisk identifisere de 10 oppføringer i kolonnen basert på deres tallverdi, eller klikk "over gjennomsnittet" for å vise bare data som er over den numeriske gjennomsnittet av alle oppføringer i denne kolonnen .

delsummer

8 Konverter Excel tabellen tilbake til en vanlig celle hvis du ønsker å kjøre "delsummer" -funksjonen. Dette er et analyseverktøy som tilbyr mange funksjoner for dine data. For å konvertere dataene tilbake fra sitt bord status, bare "Konverter til Range" i "Design" -kategorien av "Tools" gruppe.

9 Klikk i kolonnen du ønsker å analysere. Deretter klikker du på "Sort" -knappen i "Sort & Filter" gruppe av Excel verktøylinjen.

10 Klikk på "Delsum" -knappen i "Outline" gruppe "Data" -fanen. En ny boks vises.

11 Velg sortert kolonne øverst i delsummen boksen, og velg en analytisk funksjon fra den andre rullegardinmenyen, og til slutt velge en kolonne for å vise delsum analyse. Klikk deretter på "OK".

12 Se de nye rader satt av delsum funksjonen. De inneholder en oversikt over hver gruppe, basert på sortering. For eksempel, hvis du sortert etter Produktnavn og lagt til en "Sum" analyse til "Mengde" rad, vil du se det totale antallet av hvert produkt bestilt i databasen, på tvers av alle bestillinger. Dette er rask måte å dele opp dine data for sammenligning av ulike produktgrupper eller andre divisjoner.

Hint

  • Lek litt med disse funksjonene til de er andre natur. De kan virke utfordrende i starten, men etter et par eksempler vil du forstå hvordan de fungerer og kan gå videre til mer kompliserte analytiske teknikker i Excel.