Hvordan bruke Excel til Avstem GL kontoer

August 8

Månedlig avstemming av balansekonti er den eneste måten å sikre at de finansielle data for et selskap behørig registrert på regnskapsbøker. Balanse konto forsoning beskytter et selskap fra å rapportere feil på selskapsregnskapet, noe som kan føre til feil ved utarbeidelsen av selskapets føderale selvangivelse. Mange regnskapsførere skape Microsoft Excel-regneark til å bistå med å forsone hovedbok (GL) kontoer til ekstern dokumentasjon.

Bruksanvisning

1 Skriv inn navnet på hovedboken konto og hovedbok kontonummer på toppen av Excel-regneark. Du kan skrive både navn og numre direkte inn i cellene i Excel og programvaren vil riktig formatere oppføringene.

2 Angi måned og år for å bli forsonet under GL navn og nummer.

3 Skriv "Sluttsaldo per GL" i den første kolonnen i regnearket et par linjer under overskriften.

4 Angi sluttids beløpet som finnes i hovedbok konto i den andre kolonnen i regnearket på samme linje som "Sluttsaldo per GL" etiketten.

5 Type "Sluttsaldo per (kilde dokument)" i den første kolonnen i regnearket under raden som inneholder "Sluttsaldo per GL." Eksempler på kildedokumenter inkluderer kundefordringer rapporter, leverandørgjeld rapporter og aktiva oppføringer.

6 Skriv inn utgående balanse per kildedokumentet for at hovedbok konto i den andre kolonnen i regnearket på samme linje som "Sluttsaldo per (kilde dokument)" etiketten.

7 Skriv "forskjell" i neste linje i den første kolonnen.

8 Lag en beregning i den andre kolonnen ved siden av "forskjell" etikett som trekker kildedokumentet totalt fra den slutter hovedbok balanse. Dette er beløpet som må avstemmes.

9 Lag en seksjon under forskjellen linjen som heter "avstemmingsposter."

10 Gi hvert element skape en forsonende forskjell i avstemmingsposter delen. Inkluder en forklaring på hvert element, og mengden av elementet. Et eksempel på en forsonende element kan være en betaling på konto som ble lagt ut på bankkonto, men ikke lagt til kundens konto.

11 Lag et regnestykke på slutten av avstemmingsposter delen som utgjør mengden av avstemmingsposter. Når avstemmingsposter totalt tilsvarer "Difference" total, da har du riktig forsonet kontoen.

Hint

Det er best å forene GL kontoer før stengetid regnskaps måneden, slik at du kan foreta nødvendige korrigeringer til regnskapsdata i den aktuelle måneden.
Hvis du ikke er sikker på hvordan du oppretter forsonings regneark i Excel, kan du vurdere å ansette en regnskapsmessig profesjonell til å hjelpe deg med satt opp.