Hvordan bruke Google Docs for samarbeid

Som et tekstbehandlingsprogram, rivaler Google Docs MSWord i sine funksjoner og brukervennlighet. Det er også gratis og kan brukes fra hvilken som helst Internett-klar datamaskin av alle som har en Google-konto. I tillegg gjør programmet i sanntid, multi-location samarbeid et tilgjengelig virkeligheten. Samarbeidspartnere, eiere og seere av dokumenter kan spare både tid og penger ved å bruke Google Docs for samarbeid. Les videre for å lære å bruke Google Docs for samarbeidsformål.

Bruksanvisning

Dele et dokument

1 Logg deg på din Google Docs konto og åpne dokumentet du vil dele med andre brukere. Hvis du ennå ikke har et dokument sette opp farten til Fil -> Nytt dokument for å opprette en. Navn og lagre filen, men husker navnet må være lett gjenkjennelig med alle samarbeidspartnere. Hvis du ikke oppgir et navn, vil Google Dokumenter automatisk lagrer dokumentet med den første setningen på siden som et filnavn.

2 Klikk "Share" i det øverste hjørnet av dokumentet. Fra rullegardinmenyen velger du «Del med andre" og skriv en e-postliste eller e-postadressene til personene du vil dele tilgang.

3 Velg om du vil at de skal være i stand til å bare se dokumentet eller for å gjøre endringer i det også, sjekke "Seerne" eller "Samarbeidspartnere" boksen avhengig av svaret, pass på at "Invitasjoner kan brukes av hvem som helst" boksen er sjekket, og klikk deretter på "Inviter" -knappen.

4 Velg "Publiser som nettside" fra "Share" -menyen hvis du vil ha mer enn 200 personer for å kunne vise dokumentet. Dette vil gi maksimal tilgang, men seerne vil ikke være i stand til å gjøre noen endringer.

Arbeide med samarbeidspartnere

5 Diskuter sanntid endringer med samarbeidspartnere. Som du redigerer et dokument eller ved hjelp av en presentasjon, kan du se en fargede boksen på bunnen av dokumentet skjermen med brukernavn på den. Dette betyr at de arbeider med doc samtidig som deg. Bruk "Diskuter" -kategorien for å snakke med dem om arbeidet ditt.

6 Undersøke samarbeidspartnere som har navn som du ikke kjenner. Det er mulig at en av de inviterte brukerne også invitert noen å dele dette dokumentet eller at en bruker har endret sin screename siden invitere gikk ut. Når du er i tvil, kan du sende en e-post for å bekrefte identiteten til samarbeids brukeren.

7 Se endringene som de blir gjort av andre. Google Dokumenter automatisk lagrer ofte, noe som betyr at du vil være i stand til å se eventuelle endringer som er gjort i løpet av et minutt eller to av endringen. Klikk på Fil -> Revisjonshistorikk for å se alle de forskjellige inkarnasjoner av dokumentet.

8 Fjern samarbeidspartnere ved å klikke på "Share" -fanen. Velg "Del med venner", og når du ser "Dette dokumentet er delt", klikker du på "x" ved siden av de uakseptable brukernes navn. Dette fjerner hans tilgang til dokumentet eller regnearket, men bare hvis du har tillatelse til å gjøre det. Eieren av et dokument bør nesten alltid ha denne tillatelsen.

Hint

• Du kan dele flere dokumenter på en gang ved å gå til din liste over Google Docs, sjekke boksene ved siden av dokumentet / regne navn og klikke på "Share" -knappen.
• Det er ikke nødvendig, men når du deler et dokument kan du også legge til en personlig melding til e-postvarsel som går til dine samarbeidspartnere.