Hvordan bruke Graph-programvare i Excel

Microsoft Excel 2007 er et verktøy for å organisere, sortere og kartlegge store datasett. Excel kan hjelpe deg å holde styr på budsjetter, salg anslag, investeringer og skatt. Hvis det kan legges inn i et regneark, kan Excel behandle data og produsere en graf. Excel "bånd" (verktøylinjen øverst) inneholder innebygde grafer programvare som kan lage profesjonelle grafer med noen få klikk. Du kan velge hvilke data du ønsker å tegne grafen, og skreddersy at grafen til publikum ved å bruke Excel mange funksjoner for å tilpasse grafer.

Bruksanvisning

1 Lag dine data i to kolonner. For eksempel, hvis du lager grafer av selgere 'omsetning i dollar, skriver du "John" i celle A2, "Jim" i celle A3, "Sue" i celle A4, "98" i celle B2, "101" i celle B3 og "156" i celle B4.

2 Skriv inn titler for kolonnene med data. I celle A1 skriver du inn "Navn på selger." I celle B1 skriver du inn "Sales ($)."

3 Marker hele området av data ved venstre klikke på celle A1 og dra musen til celle B4.

4 Velg "Innsettings> Chart" fra toppen bånd, og velg graftypen du ønsker å vise. For dette eksempelet, velger du "Column-> 2-D-kolonne." Andre alternativer som kan fungere godt for salgsdata er kakediagrammer eller linje grafer.

5 Endre måten grafen ser ut ved å velge "Oppsett" -kategorien fra båndet. Klikk på grafen aspektet du ønsker å endre og klikk på «Format Selection" øverst til venstre på båndet. For eksempel, hvis du ønsker en gradient i stedet for en solid fyll, velg "Fill" og velg "Gradient Fill" -knappen. Du kan også endre grense farger, stiler og skygger fra "Format Selection" -kategorien.

6 Endre måten dataene vises ved å velge et alternativ fra «Layout> Labels-> Data Etiketter" drop down menyen. For eksempel, hvis du ønsker Excel for å vise den totale mengden av salg for hver selger på grafen i numerisk og grafisk form, velger du et alternativ som "Center".

7 Hvis du ikke liker utseendet på diagrammet (for eksempel vil et sektordiagram i stedet for et søylediagram), gå til "Chart Verktøy-> Design" og velg "Endre diagramtype" helt til venstre.

8 Endre inngangsdata direkte i cellene, og Excel vil endre grafen for deg. For eksempel, hvis du oppdager at "Sue" har solgt en ekstra enhet siden du begynte å gjøre diagrammet, endre celle B4 til 157.

Hint

• Excel 2003 kommer med en "Chart Wizard" for å lede deg gjennom alternativene. Det vil åpne når du velger "Innsettings> Chart".
• Uansett hvilken versjon av Excel du bruker for å lage grafer, de grunnleggende reglene er de samme: inn dine data i kolonner hvis det er mulig, og ikke la tomme celler (mellomrom) mellom dine data.