Hvordan bruke Microsoft Access 2007

Holde oversikt over aktuelle prosjekter, oppgaver og generell planlegging kan være vanskelig. Microsoft forstår hvor komplisert sporing all denne informasjonen kan være, så de skapte Microsoft Access, som tilbyr forhåndsformaterte maler som hjelper deg å holde styr på ulike fag. Tilgang gir mange lager maler, men du kan laste ned maler fra Microsoft Office nettside som er mer detaljert eller personlig. Ved hjelp av Microsoft Access, kan du spore og styre flere prosjekter med et enkelt program.

Bruksanvisning

1 Når du først åpner Access, viser programmet noen brukte maler, inkludert eiendeler, kontakter, problemer, arrangementer, markedsføring prosjekter, prosjekter, salgsforløpet, oppgaver, lærere og studenter. Velg en mal ved å klikke på bildet følger med mal eller malen navn. Til høyre for den valgte malen, kan du navnet ditt Access-fil og velg "Last ned".

2 Access malen er utstyrt med bord, diagrammer og rapporter som støtter dine prosjekter. Hvis den automatiske oppsettet ikke tilfredsstiller dine behov, gå til "Create" og velg "Form". På høyre, vil du se "Autoformat", som tilbyr alternativ form stiler som kan være mer tilpasset dine behov. Klikk på en av de medfølgende stiler over ordet "Autoformat".

3 Importere data fra en ekstern kilde kan du konsolidere informasjon i en mal. "Import data" alternativet er på "Eksterne data" -kategorien. Bla gjennom de tilgjengelige importformater, for eksempel Microsoft Excel, til du finner riktig kilde. Importen hjelperen dukker og veilede deg gjennom prosessen med å importere data til Access malen. Du kan overføre informasjonen som en ny tabell, uavhengig av utenforstående maler, eller lage en kobling mellom to maler, slik at de kan dele felles oppdateringer.

4 På bunnen av din nåværende fil, Access tilbyr en verktøylinje som lar deg bla gjennom alle eksisterende poster, men dette kan være treg å gå hvis du har flere poster som allerede er lagret. Bruke "Søk" alternativet er mye raskere og gjør at du kan søke etter filnavn eller søkeord i Access mal. "Filter" er også nyttig hvis du trenger flere poster av en bestemt type. Hvis du tror du kan besøke noen maler oftere, kan du også starte et søk. Spørringer holde en tilpasset registrering av viktig informasjon, som kan lagres og åpnet senere for å hjelpe deg å finne de viktige filer enkelt. En spørring kan opprettes ved å gå inn på fanen "Create" og velge "Spørreveiviser". Veiviseren vil lede deg gjennom de riktige trinnene for å sette opp et nyttig spørring.

Hint

• Flett Access med Windows Sharepoint Services. Sharepoint gjør at andre medlemmer av teamet for å få tilgang til informasjon i maler og selv oppdatere dem.
• Unngå døpe tabeller eller rapporter fra en bestemt mal. Disse verktøyene kan brukes på nytt i en annen mal, og feil navn kan hindre verktøyene fungerer som den skal på et fremtidig prosjekt.