Hvordan bruke Microsoft Access for fakturering

Hold styr på dine forretningstransaksjoner med en Microsoft Access-database. Ved hjelp av tabeller og rapporter, kan du logge timer, lønn og kundeinformasjon, og vise dem med en faktura. I stedet for manuelt å opprette en tilpasset faktura hver gang du trenger å fakturere en klient, kan Tilgang automatisk generere fakturaer som du kan vise, skrive ut eller e-post. Rapporten du oppretter vil inneholde alle fakturaer, slik at du slipper å søke etter dokumenter når du trenger for å vise tidligere fakturaer.

Bruksanvisning

1 Lag en "kunde" tabell som inneholder alle dine kunder eller klientinformasjon ved å klikke på "Table Design" -knappen på fanen "Create" av båndet på toppen av siden. "Table Design" verktøyet lar deg lage en tabell fra en tom mal. Inkluder felt for kundens navn, kontaktinformasjon og unikt ID-nummer.

2 Lag en "faktura" tabell som inneholder informasjon om hver forretningstransaksjon. Legge til felt for plassering, pris og andre nødvendige opplysninger. For å tildele en kunde til hver transaksjon, legge til en "Kundenavn" -feltet, velg "Oppslag Wizard" som en datatype og link til "Kunden" tabellen.

3 Velg navnefeltet kundens i "Oppslagsveiviser" for å vise navnene i "Kundenavn" -feltet på "Faktura" tabellen. Dette trinnet skaper en relasjon mellom "kunde" og "Faktura" bord, og reduserer dataredundans. I stedet for å skrive inn kundens kontaktinformasjon for hver forretningstransaksjon, lagrer du informasjonen bare én gang i "Kunden" tabellen.

4 Lag en "Faktura" rapport ved å velge "Report Wizard" knappen fra "Create" -kategorien på båndet. Velg alle feltene i "Faktura" bord og kundekontakt informasjon fra "kunder" bord som skal vises på rapporten. Velg "Endre Rapporter s Design" på den siste skjermen på "Report Wizard" for å endre utformingen av rapporten.

5 Legg til en side topp- og bunntekst, og omfatter bedriftens kontaktinformasjon, logo og betingelsene på fakturaen. Øke størrelsen på rapporten detalj delen for å vise bare én transaksjon per side. Legg delsummer og totalsummer ved å plassere beregnede kontroller på rapporten, og legge inn et uttrykk som "= [BillableHours] * [Lønns]."

6 Lagre rapporten og gi den navnet med en beskrivende tittel. Bytt til "Print Preview" sikte på å vurdere innholdet og utformingen av rapporten.

Hint

• Bruk "Layout View" for å rydde i tekstboksene mens du viser innholdet i rapporten på samme tid.