Hvordan bruke Microsoft Access XP

Hvordan bruke Microsoft Access XP


Microsoft Access er kraftig database verktøy for oppretting. Du kan opprette en database for å analysere data, lagre poster og bruk som en frittstående applikasjon. Microsoft Access XP kan du tilpasse både forsiden og baksiden slutten av databasen. Enten du er utbygger eller sluttbrukeren, må du i det minste en viss kontroll over hvordan databasen fungerer for deg. Microsoft Access XP kan du også ha full kontroll over sikkerhetsinnstillingene for å bedre beskytte dataene.

Bruksanvisning

1 Gå til "Start", "Alle programmer," "Microsoft Office" og "Microsoft Access XP."

2 Gå til "File", "New" og "Blank Database." Velg et filnavn og en plassering for å lagre databasen.

3 Klikk på "Tabeller" for å lage tabeller for å lagre data. Klikk på "Tabeller" og velge om du vil opprette tabellen ved hjelp av "Design View", en veiviser, eller ved å legge inn data manuelt. Design Vis og veiviseren er lettest for å tilpasse ditt bord. Du kan endre tabelloppsett etter skapelsen uansett hvilken metode du bruker. For Design View, skriver du inn navnet på feltet og velge en datatype. Datatypen er en drop-down menyen. Hvis du er usikker, velg "Tekst". For ytterligere å tilpasse hvilke data som er store i tabellen ved å velge fra alternativene som er oppført i kategorien "Generelt" nederst på skjermen. For veiviseren, følg instruksjonene for å opprette tabellen. For å endre eller legge til funksjoner i en eksisterende tabell, klikker du på tabellnavnet og trykk på "Design".

4 Klikk på "søk" for å lage spørringer for å søke etter, legge til, slette og endre data. Spørringer trekke informasjon fra tabeller til å lage rapporter og oppdatere tabeller. Bare lage spørringer etter at du har opprettet tabellen spørringen vil trekke informasjon fra.
Lag en spørring i "Design View." Velge tabellen, spørring eller en kombinasjon av de to for å trekke informasjon fra. Dra og slipp felt fra tabeller og / eller spørsmål du har valgt på "feltet" boksene under tabellen og spørring feltlister. Du kan opprette relasjoner mellom relaterte felt ved å dra en linje fra et felt i en liste til relaterte felt i den andre listen. For eksempel, ville Navn-feltet i Tabell 1 være relatert til navnefeltet i Tabell 2. Klikk på den røde utropstegn i verktøylinjen for å teste din spørring og vise resultatene. For enklere opprettelse søket, bruker du trinnvis veiviser. Du kan endre spørringen når som helst ved å klikke på "Design".

5 Klikk på "Skjemaer" for å lage bruker innspill skjemaer. Skjemaer tillate deg å bruke og endre data i en database gjennom et brukervennlig GUI grensesnitt. Lag skjemaer gjennom "Design" eller "Wizard" modus. I "Design" visning, dra og slipp-verktøy fra verktøykassen på tomt skjema. Velg hva du vil at verktøyet skal gjøre gjennom veiviseren som åpnes når hvert verktøy er lagt til. For eksempel, når du legger til en knapp, en ber deg om å velge en kategori, handling, bilde og tekst til knappen. Hvis du velger å kjøre en spørring, rapport, eller danne gjennom et skjema, vil du bli bedt om å velge fra en liste over eksisterende spørringer, rapporter og skjemaer. For å legge til eller endre et verktøy senere, enten dobbeltklikke på verktøyet på skjemaet, eller høyreklikk og velg "Properties". For å legge til koden bak et verktøy, gå til "All" -kategorien under "Properties" og velge en handling. Klikk ellipser ved siden av handlingen til å kode inn i "Visual Basic" editor. Du må kunne grunnleggende "Visual Basic for Applications" til riktig bruk redaktøren.

6 Lag rapporter ved å klikke på "Rapporter". Rapportene brukes til å vise data i et lettlest format fra tabellene. Design View i rapporter fungerer på samme måte som den Forms delen. skapes lettere fleste rapporter gjennom veiviseren modus. Du kan velge hvilke spørring eller bordet data kommer fra, en grunnleggende mal, og hvordan data er organisert. Du kan endre elementer i "Design View" modus etter at veiviseren er ferdig.

7 Lag makroer ved å klikke på "Makroer". Makroer brukes til å automatisere en prosess, for eksempel kjøre flere spørringer på en gang, skriver resultatene fra spørringer, og lagre filer på et bestemt sted. Makroer fungerer omtrent som et bord. Klikk "New" og velge en handling fra rullegardinmenyen. Bruk "Kommentarer" for å forklare hva hver handling er for. Endre handlings eiendommer i "action argumenter» nederst på skjermen. Objektene en makro bruker er eksisterende tabeller, spørringer, rapporter, skjemaer, sider og andre makroer.

8 Lagre arbeidet etter hvert nytt objekt er opprettet og etter hver endring er gjort ved å gå til "File" og "Lagre".

9 Gå til "Verktøy" og "Sikkerhet" for å sette et passord for databasen. "Startup" under "Tools" lar deg tilpasse hvordan databasen fungerer når den åpnes. For eksempel kan du kjøre en påloggingsskjerm, skjule redigering og design funksjoner, eller velge hvilke spesielle snarveier tastene brukes.

Hint

  • Feltnavnene trenger ikke å være identisk å være relatert. De må imidlertid lagrer den samme informasjonen. For eksempel, hvis navn i Tabell 1 lagret elevenes navn, men feltet Navn i Tabell 2 lagres navnene på dyrene, de to tabellene ville ikke være relatert gjennom navnefeltet.
  • Hvis du er usikker på hvordan du oppretter noen del av databasen, kan du bruke Wizard mode. Dette vil hjelpe deg sette opp elementer lettere.
  • Navn verktøyet objekter noe relevant for deg for brukervennlighet. For eksempel, hvis en knapp kjører en bestemt spørring, navnet på knappen RunsQueryName. Dette vil bidra til å skille objekter, spesielt når du bruker VBA editor.
  • Ta alltid en sikkerhetskopi av databasen før du gjør endringer, spesielt hvis data blir endret eller slettet. Når dataene er borte, kan det ikke gjenopprettes.