Hvordan bruke Microsoft Excel til å opprette en mailingliste

Microsoft Excel er et regnearkprogram som lar brukerne administrere, organisere og manipulere en rekke data. Spesielt kan du bruke Excel til å lage e-postlister. Dette er en spesielt nyttig funksjon for små bedrifter som kanskje ønsker å sende ut en masse reklame brev eller e-post eller for enkeltpersoner som trenger å annonsere en sammenkomst eller lignende funksjon. Ikke bare er du klar til å sende brev til alle kundene dine, kan du også målrette dem ved plassering eller andre data du har i adresselisten.

Bruksanvisning

1 Bestem hvilke felt som skal inkluderes i adresselisten. I tillegg til navn, telefonnummer og adresse, er det en god idé å inkludere e-postadresser, dato for siste ordre og notater kolonnen, som du kan bruke til å inkludere relevant informasjon som fødselsdager. For eksempel, hvis du eier en restaurant, og du ønsker å sende ut bursdags meldinger til kunder, og du kjenner sine bursdager, kan du lage en "bursdag" -kolonnen og sende hilsener eller kuponger. Den "Dato for siste Order" kolonnen er en spesielt nyttig måte å finne de kundene som ikke har besøkt deg nylig og sende dem en vennlig beskjed minner dem om at du går glipp av deres beskyttelse.

2 Åpne et Excel-regneark ved å klikke på "Start" -ikonet og deretter "Alle programmer" og deretter "Microsoft Office".

3 Lag dine kolonneoverskriftene, og starter med Cell 1. Ta med overskrifter på "fornavn", "Etternavn", "Gateadresse", "City", "State", "postnummer", "Telefon", "e-postadresse, "og" Notes "i kolonne A1, B1, C1, D1, E1, F1, G1, H1 og I1, henholdsvis. Skille hver komponent av adressen kan du velge å senere søke etter kunder eller enkeltpersoner etter by eller stat, noe som kan være spesielt nyttig for kampanjer eller hendelser. For eksempel, hvis du er en veldedig organisasjon som besøker forskjellige byer for veldedige pickups, vil du sende notater til de personer som befinner seg i den aktuelle byen for å informere dem om pickup datoer og steder som er spesifikke for byen deres.

4 Fryse den øverste raden ved å klikke på "View" i verktøylinjen og deretter velge "Frys ruter." Velg "Freeze Top Row». Dette vil tillate deg å vise kolonnetitler når du blar gjennom dataene.

5 Samle dine data og begynne å importere det inn i regnearket.

6 Sorter gjennom dataene, om nødvendig, og enkelt ut spesifikk informasjon som by eller tettsted. Marker hele regnearket, og klikk på "Sort & Filter" -knappen under "Home" -kategorien på verktøylinjen i Excel. Klikk på "Custom Sort" og velger du kolonnen du ønsker å sortere etter. Dette vil omstille dataene slik at du kan hente ut spesifikk informasjon.

7 Lagre Excel-regneark som en adresseliste i en lett gjenkjennelig mappe.

Hint

• Microsoft Word tilbyr maler for å lage adresseetiketter. For å få tilgang til disse, åpne et nytt Word-dokument og velg "Etiketter" mal og deretter "Masse frakt." Derfra kan du velge en etikett for business, ferie eller hjemme bruk.
• Hvis du bruker en e-postliste for forretningsformål, kan du være i stand til å trekke ut data fra webloggene eller kundeordrer regneark eller databaser. Før du manuelt legge inn informasjon, sørge for at det ikke er en enklere måte å eksportere informasjon.